يحدد سير العمل مدى نجاح المشروع. عندما تقوم بتوجيه رؤية الفريق نحو هدف عمل مشترك وتبسيط عملياته، فإنك تقلل تلقائيًا من فرص عرقلة نجاح المشروع. ولكن، هل هناك أي شيء يمكنك القيام به للمساهمة في تحقيق نجاح أكيد للمشروع؟ قطعاً! من خلال تحسين سير العمل.
كل مشروع فريد من نوعه، مما يعني أنه يتطلب سير عمل متميز، تم تحسينه لمشروع معين. قد يتضمن ذلك أتمتة المهام المتكررة، وتفويض المهام وفقًا لقدرات مختلفة، واعتماد القوة برنامج إدارة سير العمل.
حتى عند العمل مع مشروعين متشابهين، ستظل بحاجة إلى سير عمل مصمم بشكل فريد ومحسّن لكل منهما.
ولكن لماذا ذلك؟ كما هو معروف شعبيًا، لا يوجد فردان لهما نفس الحقائق، مما يعني أنه لا يوجد مشروعان لهما نفس متطلبات سير العمل. ولذلك، فإنهم يحتاجون إلى حل ليتم تنفيذه لاحتياجاتهم المتميزة. إذًا، كيف يمكنك إنشاء سير عمل مُحسّن تمامًا لتقديم مشروع ناجح؟
سوف تستكشف هذه المقالة استراتيجيات إدارة سير العمل لتحسين سير العمل لديك. ولكن قبل ذلك، دعونا نلقي نظرة على تحسين سير العمل.
ما هو تحسين سير العمل
ويشير إلى تحليل عمليات المنظمة واتخاذ بعض التدابير لجعلها أكثر كفاءة. يتضمن تحسين سير العمل تقييم مؤشرات الأداء الرئيسية والمراجعات المباشرة والتعليقات من زملائك والأدوات. الأهداف الأساسية لتحسين سير العمل واضحة تمامًا.
- توثيق عملياتك وتحقيق أقصى استفادة من أنظمة وعمليات الشركة.
- زيادة السرعة أو المعدل الذي يتم به إنجاز المشاريع.
- تقليل الاحتكاك بين الأقران، وخاصة في مجال التواصل.
تكمن المشكلة في أن معظم المؤسسات تختار في الغالب هدفًا أو هدفين من الأهداف المذكورة أعلاه بدلاً من الاستمتاع بها جميعًا. لا ينبغي للشركة التضحية بجودة عملها من أجل السرعة أو حتى المخاطرة بإرهاق الموظفين بسبب سوء التنظيم أو العمليات غير الفعالة. ومع ذلك، يحدث هذا في كثير من الأحيان.
من خلال التحليل الدقيق لسير العمل، يمكنك تحديد كيفية الوصول إلى توازن يعمل على تحسين عمليات عملك.
استراتيجيات لإدارة سير العمل
إزالة الاختناقات الناتجة عن الموافقات
ومن الناحية المثالية، لا ينبغي لأحد أن يشارك في لعبة الانتظار الخاصة بدفع المشروع إلى الأمام. ومع ذلك، فإن الاختناقات لا تؤثر فقط على شخص واحد. عندما يتم نسخ الموافقات احتياطيًا، فإنها تتسبب في تأثير مضاعف يجبر الموظفين المنتجين على البدء في تعليق المهام أثناء انتظارهم للإجابة. ومع ذلك، فإن إنهاء اختناقات الموافقة أسهل مما تعتقد. لنبدء ب.
- قم بتقليل الخطوات المطلوبة للحصول على شيء معتمد في شركتك. قد يعني هذا أنك تقوم بإشراك عدد أقل من صناع القرار أو تقليل حالات المراجعة لمشروع معين.
- تأكد من بذل جهود واعية للتحقق بانتظام من الموافقات والعناصر التي تحتاج إلى اهتمامك بدلاً من الاستجابة لاحتياجاتها في الوقت الفعلي.
- قم بتوحيد أدوات التعاون والتواصل في المشروع في فريقك. على سبيل المثال، قد يتم فقدان خطوة الموافقة داخل سلسلة البريد الإلكتروني. تساعد أدوات مثل العمل الجماعي في تتبع إشعاراتك ورسائلك في نظام واحد.
يوفر مجلس إدارة كانبان الذي يمتلك منصبًا عامًا إحساسًا تشتد الحاجة إليه بالمساءلة والشفافية. وهذا يبقي المشاريع تتحرك. الموافقات العامة تزيل أسئلة مثل ما هو التالي أو من هو هذا في فريقك.
تحديد أصحاب القرار بشكل واضح، والتقليل من الأدوار الزائدة عن الحاجة
بالنظر إلى النقطة المذكورة أعلاه، يجب أن تدرك أن الفرق في الشركة يمكن أن تساهم أيضًا في الفوضى من خلال وجود عدد كبير جدًا من الطهاة في مطبخ صنع القرار. على سبيل المثال، ما الذي يجب أن يمرره المدير؟ هل هناك حالات يمكن فيها لعدة أفراد في أدوار مماثلة أن يختموا المشروع حتى يستمر؟
بالإضافة إلى ذلك، فإن ما يمكن اعتباره موافقة أو قرارًا يختلف باختلاف المشاريع والشركات. هناك فرق كبير بين إبداء الإعجاب داخل دردشة فريقك مقابل المراجعة المتعمقة التي تتطلب التعليقات والملاحظات. ومن الضروري التمييز بين ما سبق من أجل التوقيت المناسب. قد يتطلب العثور على التوازن أن يقوم المديرون والمسؤولون الأعلى بتقديم بعض التنازلات.
ومع ذلك، قد تكون هناك فرص لتمكين الموظفين المبتدئين من الموافقة على العملية والتأكد من استمرار الأمور. وفي كلتا الحالتين، يعد تحديد صناع القرار أمرًا حيويًا لتحسين سير العمل، وهو أداة مثل العمل الجماعي يمكن توضيح الشخص المسؤول عن أي جزء من المشروع.
أتمتة سير العمل الخاص بك
في الوقت الحاضر، يخضع كل شيء للأتمتة، ولا ينبغي ترك سير العمل الخاص بك خلفك. ومع ذلك، لا ينبغي الضغط عليك لأتمتة كل عملية ربط كافة مسارات العمل. ومع ذلك، هناك الكثير من الفرص البسيطة والقابلة للتنفيذ للأتمتة التي تعمل جنبًا إلى جنب مع تحسين سير العمل الذي يتضمن.
- محاذاة وربط التطبيقات الداخلية لشركتك من أجل النقل السلس للملفات والوصول إلى محركات الأقراص المشتركة وغير ذلك الكثير من خلال تطبيق اتصال مركزي.
- من خلال الالتزام بمصدر واحد للحقيقة عند تتبع الموارد والأهداف والمخزون. يؤدي هذا إلى تقليل التقلبات ذهابًا وإيابًا مع ضمان أن فريقك يتعامل مع "المعلومات الصحيحة دائمًا".
- محاذاة التحديثات والإشعارات لما ورد أعلاه.
تصور سير العمل الخاص بك
قبل وضع سير العمل موضع التنفيذ، تأكد من ذلك تصور لهم. وهذا يجعل تحديد الخطوات الأساسية والكشف عن فرص ربط سير العمل معًا أسهل. يمكنك استخدام تطبيقات الطرف الثالث مثل Lucidchart في صياغة وتخطيط سير عمل العملاء.
بعيدًا عن التعيين الفعلي، يجب عليك التفكير في كيفية إدارة سير العمل المخصصة يمكن للأداة أن تجعل سير العمل الخاص بك أكثر وضوحًا. على سبيل المثال، باستخدام طريقة عرض جدول العمل الجماعي، يحصل العمال على عرض واضح ومرمز بالألوان، مما يساعدهم على فهم تقدم المشروع وحالته وأولويته. يعد هذا مكانًا مثاليًا لتوثيق سير عملك دون الحاجة إلى الكثير من التسجيل اليدوي.
أعد تقييم سير عملك بانتظام وحدد الاضطرابات المحتملة
كجزء من تحليل سير العمل، انتبه للمشكلات التي قد تؤدي إلى تعطيل عملياتك. وتشمل هذه.
- تغييرات على التطبيقات والأدوات الحيوية لسير عمل الشركة. قد يتم تحديث هذا إلى التطبيق الحالي للأداة الجديدة التي تقترحها الإدارة.
- تتضمن التغييرات المفاجئة في الموظفين ميزانيات مخفضة للأداة التي يستخدمها فريقك أو الأدوار الجديدة.
- عدم قيام العمال بتوثيق عملياتهم أو الالتزام بها وفقًا لسير العمل الخاص بك. قد تكون هذه مشكلة على المستوى الشخصي أو مشكلة أكثر بروزًا مثل ضعف الإعداد.
إن توقع النقاط المذكورة أعلاه يعني أن لديك نبضًا على الأشخاص والقرارات المتعلقة بسير العمل في شركتك. ومع ذلك، يتعلق الأمر أيضًا بإعادة تقييم سير العمل بشكل منتظم لضمان عدم حدوث أي انقطاعات مرة أخرى. بدءًا من التحويلات المباشرة مع أقرانك إلى مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكنك أن تكون قادرًا على تحديد ما إذا كانت جهودك تؤتي ثمارها.
الفكر النهائي
إن الضغط الأقل والأفكار الأفضل وإنجاز المزيد من المهام هي ما تساعدك عملية تحسين سير العمل على تحقيقه. من خلال تحسين سير العمل، يمكنك إنجاز الكثير والتغلب على العديد من الاختناقات. ولحسن الحظ، هناك العديد من الاستراتيجيات والأدوات للتعامل مع هذا الأمر، كما هو موضح أعلاه.
تساعدك هذه الأدوات على تحقيق تواصل سلس بغض النظر عن مدى تعقيد العملية أو بساطتها.
