في الشركة، تكون الأقسام من المبيعات إلى الموارد البشرية مسؤولة عن إدارة الأعمال الورقية والبيانات والمدخلات الحيوية الأخرى للوفاء بحصة مسؤولياتهم أو أكثر. إدارة عمليات الأعمال يقوم بأتمتة وتنظيم المهام المتكررة التي تعيق مسار الإنتاجية.
ويتم تعريفها أيضًا على أنها النافذة الواضحة للأنشطة المتباينة، مما يجعل الوظائف بأكملها تحت مظلة الشركة الآلية والمفردة والموجهة نحو العمليات.
أربع منهجيات أساسية.
- التحسين - اجعل العمليات اليومية لشركتك أكثر كفاءة، ومنخفضة التكلفة، وتحكم في أخطاء التطبيق وإدخال البيانات.
- الإدارة – في كل عملية، احصل على رؤى حول بيانات الأعمال والعمليات العاطفية للمشاركين.
- الأتمتة - تطوير عمليات شركتك من العمليات اليدوية إلى العمليات الإلكترونية حيث تقوم نماذج الويب بجمع البيانات ونقلها بشكل فعال من/إلى تطبيقات الطرف الثالث الأصلية.
- النمذجة – قم بقياس التكلفة والوقت المطلوبين ورسم العملية الخاصة بك لتنفيذ العمليات المطلوبة بشكل فعال.
فوائد حلول إدارة العمليات التجارية
يبدأ حل BPM لاحتياجات الشركة بمواءمة أهداف العمل من خلال استخدام العين التي تتحرك نحو خلق القيمة من خلال بدء تغيير العملية.
ويؤدي هذا بعد ذلك إلى تصميم وفهم شاملين للعمليات التمثيلية باتباع إطار عمل قياسي لصناعة مثل ITIL، وCOBIT، وCOSO، والمزيد بشكل نموذجي.
يوفر الأساس القائم على BPM لإدارة دورة حياة العمليات التجارية بشكل كامل، ويتكامل عبر التقنيات، ويدمج الأشخاص، تكنولوجياتوكفاءة العمليات.
الكثير من حلول نقاط السوق اليوم غير قادرة على تقديم حلول كدليل مستقبلي. بالمقارنة مع حلول نقطة محددة، وإدارة الوثائق، ERPوالحلول المستندة إلى إطار العمل فقط، تم تصميم حلول BPM للتعامل مع المتطلبات المستقبلية بكفاءة ومرونة.
بو بارفيت حول اليقظة الذهنية والعمل عن بعد- يوفر النمو، وينفذ استراتيجية عمل متكاملة، ويدير التغيير، ويزيد من تخفيض التكاليف.
- يعمل على توسيع نطاق إدارة التحكم عبر التكنولوجيا ويتيح التكامل بين المؤسسات على نطاق واسع.
- يسمح بالتوسع من العمليات المخصصة للأقسام فقط إلى BPM على نطاق أوسع لتحسين قيمة الأعمال.
- يدير التغيير بشكل فعال مع تغير القوانين والمتطلبات واللوائح والعمليات.
- فهو يوفر بيئة منظمة ولكن يمكن تخصيصها لتوسيع متطلبات الصناعة والعمليات في الأتمتة لتقليل تكاليف التدريب.
مراحل إدارة العمليات التجارية (BPM)
يتم تعريف المنظمة على أنها مجموعة من الأشخاص الذين يتعاونون بشكل واضح. فيما يلي الأشياء التي يمكنك البدء بها لفهم العوائق التي تواجه التعاون في مؤسسة ما. تحديد حواجز الإنتاجية، بالإضافة إلى البدء في نمذجة سير العمل الآلي عالي الإنتاجية.
المرحلة 1: التخطيط لعملية BPM
في هذه المرحلة، يجب أن تبدأ بجمع ولقاء أصحاب المصلحة الرئيسيين في شركتك. يعد هؤلاء الأشخاص أمرًا حيويًا، نظرًا لأن تحول مؤسستك، باعتبارهم أصحاب مصلحة رئيسيين، لن يكون فعالاً بدون موافقتهم.
تدريب موظفيك وتبني فوائد سير العمل الجديد. ستحتاج أيضًا إلى المساعدة من القادة الرئيسيين في إدارة التحولات.
ما هي العمليات التي تمثل أهداف الأتمتة الرئيسية؟
ابدأ بالمعالج الأساسي الذي يعد محوريًا في عرض إنتاج المنتج أو الخدمة. بالنسبة للبرامج، هل هناك أي اختناق، أم أنها كثيرة جدًا في تأمين عمليات تسجيل الخروج للتكرار الجديد لإطلاق تصحيحات الخدمة؟
هل تأخرت الصفقات بسبب النقل اليدوي الذي قام به فريق المبيعات لبيانات العملاء إلى اتفاق نهائي من CRM?
دليل استيراد السلع الطبية والصيدلانيةبعد ذلك، عليك أن تنظر إلى العمليات الثانوية الخاصة بك. تشير هذه إلى العمليات الداعمة التي تساعد على ضمان الوظيفة المستمرة والسلسة لمؤسستك.
هل هناك كميات زائدة من نقاط الاختناق التي تجعل تدفق طلبات إجازات الموظفين بطيئًا؟ هل لم يسبق لفريق التسويق في شركتك أن قام بالبث المباشر لمواد وسائل التواصل الاجتماعي؟
بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك الخروج من C-Suite لتتمكن من الحصول على رؤى من أعضاء كل فريق يتعامل مع العمليات بشكل مباشر. لديهم فهم لتفاصيل كل خطوة على طول الطريق، ويمكنهم أيضًا تقديم توضيح مفيد حول العمل في الخطوط الأمامية.
الخطوة 2: رسم تخطيطي وتصميم BPM الخاص بك
قم بتحليل وإعداد قائمة بالأفراد والإجراءات المسؤولة عن الحفاظ على تقدم العملية باستمرار للأمام.
حدد تسلسل الأحداث الضرورية بصريًا لتحقيق الأهداف المرجوة. يمكنك أن تبدأ برسم تخطيطي للعملية أو السرد باستخدام مخطط توضيحي أو رسم تخطيطي آخر. فيما يلي العوامل التي يجب عليك مراعاتها.
- الاتصالات الخارجية: هل تحتاج عمليات الشركة إلى الارتباط بقاعدة بيانات خارجية مثل فحوصات الجنسية أو درجات الائتمان؟ إذا كان فريقك يصل إلى السجلات الخارجية يدويًا للتحقق من المعلومات، فقم بإعداد قائمة لدمج المرشحين المحتملين.
- الموافقات المطلوبة: من يحتاج إلى الموافقة على مراحل العملية قبل أن ترغب الدرجة التالية في تسليمها؟
- سيناريوهات الموافقة: وعندما وافق الشخص على الخطوة ماذا سيحدث بعد ذلك؟ ماذا لو رفضوا ذلك؟ عليك أن تضع في اعتبارك النتائج وتحديد النتائج المحتملة لكل منها.
- الأطر الزمنية التنظيمية: هل يشترط تقديم النموذج إلى الهيئة الرقابية خلال فترة زمنية؟ من سيتلقى الإشعار بمجرد تأخره عن الموعد المحدد؟ يجب أن تكون دقيقًا قدر الإمكان لمنع الالتباس. إذا كان الرسم التخطيطي مفصلاً، فسيؤدي إلى سير عمل نهائي فعال.
- متطلبات التخزين: ما هي النماذج أو الإطار الرقمي الذي يحتاجه النظام للتخزين للوصول إليه لاحقًا؟ ومن الأمثلة على ذلك الأوراق الخاصة بالعميل مثل W2 أو رخصة القيادة أو طلب القرض.
الخطوة 3: تنفيذ العملية
هنا، أنت الآن بصدد تنفيذ العمليات المصممة. استفد من الأنظمة الأساسية سهلة الاستخدام مثل ProcessMaker حتى تتمكن من نقل المخطط أو السرد من الخطوة الثانية لتصبح عملية مؤتمتة تعمل بكامل طاقتها.
وبصرف النظر عن ذلك، فإن أدوات السحب والإفلات وعدم وجود تعليمات برمجية في ProcessMaker تجعل العملية سهلة لأي شخص.
ويشمل ذلك حتى أولئك الذين ليس لديهم خبرة كافية في مجال تكنولوجيا المعلومات، والتي تتعلق بتنفيذ وتصميم التطبيقات والنماذج اللازمة لإطلاق سير عمل العمليات الجديد.
الخطوة 4: المراقبة والقياس
سير العمل الآلي لا يتم ضبطها ونسيانها. بعد تفعيل العملية، ستحتاج الآن إلى مراقبة العملية بشكل مستمر. ابحث عن أي اختناق أو خطوات مفقودة. تحقق أيضًا مما إذا كانت لا تزال هناك حاجة إلى تدخلات يدوية.
الخطوة 5: صقل
الضبط الدقيق مطلوب في كل عملية. بعد مراجعة الأداء مرة أخرى في الخطوة الرابعة، يمكنك الآن تنفيذ التحسينات والتغييرات اللازمة. تأكد من أن الإدارة تتطور باستمرار. يعد تحسين العملية أمرًا مهمًا، تمامًا مثل عملية التنفيذ في المقام الأول.
