إن تنمية الأعمال التجارية، وتعزيز العلاقات مع العملاء المخلصين، وتلبية متطلبات موظفيك، ودفع ثمن مساهماتهم هي إنجازات ضخمة. ومع ذلك، فإن سداد أجور الموظفين في الوقت المناسب قد يكون أمرًا صعبًا.
لقد نما سوق برمجيات الرواتب مع كل منهما إدارة رأس المال البشري وتخطيط موارد المؤسسات تتميز البرمجيات بقدرات متفوقة على منافسيها. فيما يلي 16 نصيحة أساسية لمساعدتك في اختيار برنامج الرواتب الذي يناسب احتياجاتك.
ضع في اعتبارك التكلفة
ستحتاج إلى التفكير في السعر عند تحديد ما إذا كان البرنامج مناسبًا لك أم لا. قد ترغب أيضًا في الاطلاع على تكلفة البرامج المماثلة وإجراء المقارنة.
الاستعلام عن هيكلية التسعير، مثلاً هل هو معدل شهري ثابت أو متناسب مع عدد المستخدمين المضافين إلى النظام. يجب عليك أيضًا أن تدرك أن سعر برنامج كشوف المرتبات سوف يتقلب اعتمادًا على حجم شركتك واحتياجاتها.
تجهيز كشوف المرتبات
قبل تثبيت أي برنامج، يجب عليك تحديد الميزات التي تحتاجها بالضبط. على الرغم من أن جميع برامج المعالجة تعمل على أتمتة كشوف المرتبات، إلا أن كل منها له وظائفه الفريدة. سوف تؤثر عوامل مثل الخصومات المميزة ودفع المكافآت على حساب الرواتب الخاصة بك.
تأكد من أن نظام الرواتب الذي تفكر فيه يمكنه تسجيل عدد الساعات التي يعملها كل موظف. بالإضافة إلى تسهيل الاستقطاعات، يجب أن يتمتع برنامج الرواتب الخاص بك بالوظائف التالية:
- الحفاظ على السجلات.
- تنظيم المهام.
التكامل مع الإجراءات الحالية
من الضروري مراعاة النظام الحالي لشركتك عند اختيار برنامج معين. حتى لو قمت بتعيين طرف ثالث للتعامل معه تجهيز كشوف المرتبات، يعد اختيار برنامج كشوف المرتبات الذي يتوافق مع إجراءات التشغيل الخاصة بك أمرًا ضروريًا.
أفضل 4 طرق دفع رقمية للشركات الصغيرةربما تكون بالفعل تستخدم برامج متنوعة، بما في ذلك خدمات المحاسبة والتدقيق. سيساعدك اختيار خدمة برنامج كشوف المرتبات الذي يعمل بشكل فعال مع هذه الأنظمة على توفير الوقت والجهد في مراقبتها وإدارتها.
ضع في اعتبارك تجارب المستخدم السابقة
إذا كنت تدير مشروعًا تجاريًا جديدًا، فمن المستحسن استخدام برنامج كشوف المرتبات الذي حصل على تقييمات جيدة من معظم عملائه السابقين. اختر برنامج HCM وERP الذي يسهل تشغيله بدلاً من البرنامج المعقد.
من غير المحتمل أن تحصل على أموالك من البرنامج إذا لم يكن موظفوك راضين عن استخدامه. يمكنك طلب المراجعات من الشركات التي استخدمت برامج مماثلة.
حجب الضرائب والإبلاغ عنها
يعد الاستقطاع الضريبي من بين الجوانب الأكثر عبئًا في معالجة كشوف المرتبات. اعتمادًا على الطريقة التي حددتها، يمكن لبعض الأشخاص تقديم ضرائبهم كل ثلاثة أشهر إلى الوكالات المحلية والولائية والفدرالية ذات الصلة.
قد يقدم البعض مستندات مثل W-9 و1099 للمقاولين وW-2 للموظفين السابقين إلى دائرة الإيرادات الداخلية (إرس). في الحالات التي تضمن فيها خدمة كشوف المرتبات أن خدماتها الضريبية خالية من الأخطاء، لا يكون العميل مسؤولاً عن أي عقوبات يتم تقييمها من قبل السلطات الضريبية.
تحديد ما إذا كان البرنامج قائمًا على السحابة
تحتاج بعض الشركات إلى العمل على مدار الساعة، دون حدود أو حدود. إن استخدام حل كشوف المرتبات المستند إلى السحابة يجعل من السهل على المدير السماح بالطلبات الأساسية عن بعد.
كما يسمح للعمال بالتحقق من وضعهم الوظيفي وإجراء التعديلات اللازمة. علاوة على ذلك، فإن وجود مركز مركزي يمكن من خلاله إدارة جميع العمليات يقلل من التعقيد بالنسبة للجميع.
حماية عملك من الجرائم الإلكترونيةإلى جانب توفير إمكانية الوصول من أي مكان، تقدم الحلول السحابية عادةً خيار الدفع الشهري، مما يسمح لك بتمديد نفقات البرنامج وتجنب الاستثمار الضخم مقدمًا.
الوصول إلى دعم العملاء
فكر فيما إذا كنت بحاجة إلى إرشادات للتبديل من إدارة كشوف المرتبات باستخدام جدول بيانات إلى البرنامج أو إذا كان بإمكانك التنقل في الأساسيات بشكل مستقل.
يختلف مدى إمكانية الوصول إلى دعم العملاء من مزود خدمة إلى آخر. في حين أن بعض الخدمات ستخصص نقطة اتصال واحدة لحسابك، فإن خدمات أخرى ستجعل موظفيها بالكامل متاحين لك. فكر في متطلباتك قبل اتخاذ القرار النهائي.
فكر في السرية
خدمات الرواتب مثل أجور الموظفين وتقارير الأداء، تنطوي على الكثير من المعلومات الخاصة. يجب عليك أن تفكر بعناية في ميزات الأمان التي يقدمها أي برنامج كشوف المرتبات الذي ترغب في شرائه. يُنصح بالبحث عن برنامج يوفر تشفيرًا متعدد المستويات.
ويفضل أن يسمح لك الحل بتحديد مسؤوليات جميع الأقسام بدقة، مما يمنع الوصول إلى المعلومات الحساسة من قبل أولئك الذين لا ينبغي لهم الحصول عليها.
سيكون من الأفضل التحكم في الوصول وأدوار المستخدم بحيث يمكنك دعوة أشخاص من أقسام مختلفة للتعاون معك، وتخصيص مسؤوليات متعددة، وتعيين الأذونات لكل وحدة.
ستتمتع بالتحكم الكامل في جميع معلومات التعريف الشخصية مع قدرتك على التواصل عبر العديد من الأقسام بسلاسة.
سيقدر فريق الموارد البشرية الخاص بك برنامج كشوف المرتبات مع تقارير مسار التدقيق لتعقب أي تعديلات غير مصرح بها على بيانات العمال والتحقق منها.
الامتثال للقانون
إلى جانب لوائح الرواتب النموذجية، تحقق مما إذا كانت هناك أي قوانين إضافية يجب على الشركة التي ستقوم بمعالجة كشوف المرتبات اتباعها. إذا كان الأمر كذلك، ففكر في اختيار البرامج التي تتوافق مع القوانين المعمول بها.
يعتمد الحفاظ على شرعية شركتك على امتثالك للقوانين المعمول بها. سيكون من المفيد أن تستخدم حلاً يقوم على الفور بحساب أشياء مثل صندوق الادخار (PF) وضريبة الدخل لموظفيك.
يجب أن يتيح لك البرنامج تعديل إعدادات PF حسب رغبتك، وإنشاء تقارير منظمة لتسهيل إعداد التقارير الضريبية، والتكيف مع الإرشادات الجديدة بكفاءة.
معلمات الراتب القابلة للتعديل
قد تكون القوى العاملة لديك عبارة عن مزيج من المهنيين المتمرسين والمتدربين المعينين حديثًا. سيكون لديك وقت أسهل في إدارة كشوف المرتبات وميزانيات الفريق ونفقات الموظفين إذا كان بإمكانك استيعاب ترتيبات التعويضات المختلفة داخل شركتك.
يجب أن يسمح لك الحل الذي تختاره بتخصيص الرواتب لمجموعة واسعة من الأدوار والمسؤوليات. على سبيل المثال، قد يطلب موظفو المبيعات الميدانيون لديك سقفًا أعلى لسداد تكاليف الغاز مما يطلبه المسوقون في مكاتبك. علاوة على ذلك، يجب أن يسمح لك بحفظ هذه التكوينات كمخططات وتطبيقها على الموظفين الجدد في المستقبل.
تحويل الرواتب إلكترونيا
خذ بعين الاعتبار خدمات كشوف المرتبات التي أقامت علاقات مع بنوك الإيداع المباشر الكبرى. يسمح لك ذلك بإيداع شيكات الرواتب مباشرة في الحسابات المصرفية الخاصة بالعمال دون مغادرة برنامج الرواتب.
يمكنك أيضًا اختيار برنامج يسمح لك بإرسال مدفوعات العاملين لديك عن طريق جمع وإدخال التفاصيل المصرفية الخاصة بهم أثناء التوظيف والاختيار.
يسمح البرنامج الفعال بتحويل الراتب بسرعة عبر المعلومات المصرفية المعبأة مسبقًا أثناء يوم الدفع. يمكن الاعتماد على هذه البدائل وتؤكد لموظفيك أنهم سيحصلون على رواتبهم في الوقت المحدد.
بوابة الخدمة الذاتية للموظفين
يعمل قسم الرواتب وفقًا لجدول زمني صارم ومواعيد نهائية صارمة. يجب أن يتضمن الحل الذي تختاره واجهة خدمة ذاتية للعاملين. يعد جعل العمال يقدمون وثائق الإقرارات الضريبية والتعويضات إلكترونيًا أمرًا مريحًا.
كل ما تريد معرفته عن جارمين اكسبريسعلاوة على ذلك، ستقلل من احتمالية عدم تطابق سجلات العمال. يمكنك تحديد تواريخ الاستحقاق وإرسال تذكيرات تلقائية لضمان قيام العمال بتقديم المستندات في الوقت المحدد. يصبح من الأسهل التحقق من الإدخالات عبر الإنترنت، مما يسمح لفواتير السداد بتصنيف نفسها إلى فئات مناسبة.
دعم جداول البيانات
تتطلب معالجة كشوف المرتبات سلسلة من المدخلات، والتي تحصل على معظمها من أماكن مختلفة. نظرًا لأنها طريقة تخزين البيانات القياسية في العديد من الشركات، فإن العثور على برنامج يمكنه معالجة مدخلات جداول البيانات أمر ضروري.
تجنب العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً لإنشاء إدخالات العامل يدويًا عن طريق استيراد مجموعات البيانات الضخمة باستخدام وظيفة الاستيراد. يجب أن يسمح لك البرنامج بتحميل إدخالات العمال المجمعة. سيكون لديك وصول سريع إلى البيانات مثل الملفات الشخصية للعمال، والحسابات المصرفية، وتاريخ العمل.
التسويات الكاملة والنهائية
أي قرار بفصل العامل هو قرار صعب. ومع ذلك، يجب أن يكون الإجراء سلسًا بمجرد اتخاذ القرار.
تأكد من أن البرنامج الذي تفكر في شرائه يسمح لك باحتساب مكافآت العمال والمكافآت والعمولات والإجازات غير النقدية. ويجب أن يكون لديه أيضًا بديل لإرسال كشوف المرتبات أو التذكيرات إلى عنوان بريد إلكتروني محدد من قبل الموظف.
عدد العمال
قبل اختيار برنامج كشوف المرتبات المحدد، من المهم تحديد عدد العمال الذين سيحتاج نظام كشوف المرتبات إلى استيعابهم. ضع في اعتبارك الموسمية وأي تغييرات في التوظيف قد تنشأ عند حساب هذا العدد.
قم بدمج الموظفين الجدد والموظفين المغادرين لأنه إذا غادر أي شخص، يجب أن تظل معلوماتهم في برنامج الرواتب الخاص بك على مدار العام لاستخدامها في تقارير نهاية العام. تذكر أن معظم مقدمي الخدمات سيفرضون رسومًا وفقًا لحجم القوى العاملة.
4 فوائد لاستخدام برنامج CMMS لشركتكاسأل عما إذا كانت هناك فترة تجريبية
تعد تجربة حزمة كشوف المرتبات قبل شرائها طريقة رائعة للتأكد من أنها تلبي احتياجاتك. يقدم معظم موفري برامج الرواتب الآن عروضًا توضيحية أو فترات تجريبية مجانية، لذا يمكنك تجربة البرنامج قبل الالتزام بشرائه.
سيكون من الأفضل أن تسمح الشركة بالاشتراك التجريبي المجاني دون جمع معلومات الدفع الخاصة بك. إذا كنت تعتقد أن البرنامج مثالي لعملك ولكنه يحتاج إلى تخصيصات محددة، فيمكنك إرسال تعليقات البائع.
الخلاصة
الاستثمار في برامج الرواتب هو القرار المالي والتشغيلي الحيوي لشركتك. ومع ذلك، من السهل الانجراف وراء الضجيج حول حلول HCM وERP المتوفرة في السوق. يجب عليك التعرف على متطلبات شركتك قبل شراء نظام الرواتب المناسب.
حدد برنامج كشوف المرتبات الذي يعطي الأولوية لاحتياجات المستخدمين من حيث سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول وخدمة العملاء وأمن البيانات. باستخدام البرنامج المناسب، يمكنك وضع الأساس لشركة ناجحة ستزدهر في المستقبل المنظور.
