المقدمة
سواء كنت العمل من المنزلأو في بلد آخر أو حتى مكتب آخر في نفس المبنى، فإن التواصل الفعال أمر ضروري. ولهذا السبب قمنا بتجميع هذه النصائح للتواصل بشكل فعال أثناء العمل عن بعد.
قدم تعليقاتك شخصيًا وليس عبر البريد الإلكتروني.
لا ينبغي أن تفترض أن زميلك في العمل سيكون قادرًا على القراءة بين السطور وفهم وجهة نظرك. في الواقع، يجب عليك تجنب كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تترك مجالًا كبيرًا للترجمة الفورية على الإطلاق. بدلًا من ذلك، قدم ملاحظاتك شخصيًا كلما أمكن ذلك. سيساعد هذا في ضمان تلقي المستلم لملاحظاتك بالطريقة التي تريدها تمامًا.
اطرح الأسئلة للتأكد من أنك تفهم وجهة نظر زميلك في العمل، وكذلك لمساعدتهم على فهم وجهة نظرك.
طرح الأسئلة هو وسيلة ممتازة لتحسين التواصل مع زملائك في العمل عن بعد. يمكنك طرح الأسئلة للتأكد من أنك تفهم وجهة نظرهم، وكذلك لمساعدتهم على فهم وجهة نظرك. على وجه الخصوص، طرح أسئلة مفتوحة تشجع على أكثر من إجابة بنعم أو لا يمكن أن يكون مفيدًا في فهم وجهة نظر الشخص الآخر.
يُظهر طرح الأسئلة الاهتمام بما يقوله زميلك في العمل ويشجع الحوار المفتوح بينكما.
كن مفيدًا وكريمًا في مديحك.
إن كونك مفيدًا وسخيًا في مديحك هو جزء مهم آخر من كونك متواصلاً فعالاً. للتأكد من أنك تقوم بذلك بشكل جيد، إليك بعض النصائح:
- كن دقيقا. تريد التأكد من أن تعليقاتك واضحة وقابلة للتنفيذ. إذا قلت لشخص ما "هذا يبدو رائعًا!" لكن لا تعطهم أي سبب يجعل هذا الأمر رائعًا أو تقدم اقتراحات حول كيفية تحسينه، فماذا يفترض بهم أن يفعلوا حيال ذلك؟ قدم تفاصيل عما أعجبك في عملهم حتى يتمكنوا من التعلم من نجاحاتهم وتحسين إخفاقاتهم في المستقبل.
- استخدم كلمات إيجابية. من السهل علينا نحن البشر أن نأخذ النقد على محمل شخصي، ولا أحد يريد أن يشعر بأن هناك من ينتقده دائمًا! لذا بدلًا من قول شيء مثل "هذا ليس جيدًا بما فيه الكفاية بعد؛ "أخبرني عندما يصبح جاهزًا"، حاول أن تقول شيئًا أكثر دعمًا: "لقد قمت بعمل رائع بهذه المسودة". قد يبدو الفرق بين هاتين العبارتين صغيرًا للوهلة الأولى، لكن العبارة الثانية أكثر تشجيعًا من الأولى لأنها تمنح الشخص الآخر الإذن ليس فقط (1) بعدم القلق بشأن ما إذا كان عمله سيكون مثاليًا على الفور، ولكن أيضًا وأيضًا (2) يشعرون بالفخر بما أنجزوه حتى الآن!
كن منفتحًا لتقبل النقد بنفسك.
عندما يتعلق الأمر بالتعليقات، فإن الشيء الأكثر أهمية هو أن تظل منفتحًا على التعليقات. فكر في الأمر كفرصة للتعلم وتحسين مهارات الاتصال لديك (وأحيانًا حتى الحياة).
إذا كنت تقدم تعليقات، فتأكد من أنك واضح ومختصر في نقاطك. من المفيد أيضًا أن تعطي بضعة أمثلة على الوقت الذي قام فيه الشخص الآخر بهذا الشيء بشكل صحيح حتى يعرف كيف يبدو "الصواب". إذا كان ذلك ممكنًا، حاول ألا تبدو كحكم أو عدواني بأي شكل من الأشكال - يجب أن يكون الهدف هو أن يتعلم الطرفان المعنيان من المحادثة.
على الطرف المتلقي للأشياء، كن على استعداد للاستماع بعناية دون أخذ أي شيء على محمل شخصي. عندما ينتقد شخص ما شيئًا يتعلق بعملك أو سماتك الشخصية في محاولة لتكون بناءة، خذ بعض الوقت قبل الرد حتى تتمكن من التفكير في انتقاداته بموضوعية دون أي عواطف تعترض طريقك.
تأكد من أن زملائك لديهم الوقت للتحضير للمحادثة معك، إن أمكن.
في حالة أنك ستعمل عن بعد مع أحد زملائك، فمن المهم أن تضع في اعتبارك أنه قد لا يكون متاحًا دائمًا في نفس الوقت الذي تعمل فيه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشكلات في الجدولة إذا كان أسلوب عملك مختلفًا عن أسلوبهم.
إذا كان ذلك ممكنًا، تأكد من أن زملائك لديهم الوقت للتحضير للمحادثة معك وتأكد من عدم جدولة الاجتماعات دون تحذيرهم أولاً. لن يساعد هذا في ضمان سير اجتماعك بسلاسة فحسب، بل يمكنه أيضًا توفير وقت الجميع عن طريق تجنب خلط الجداول الزمنية أو الاجتماعات الفائتة في اللحظة الأخيرة!
حدد توقعات واضحة للمشروع حتى لا تضطر إلى الرجوع ذهابًا وإيابًا بشأن ما هو مطلوب وما يفعله الجميع.
- استخدم أداة إدارة المشروعات مثل Trello أو أسانا. تعتبر هذه التطبيقات رائعة لإعداد قوائم المراجعة والمعالم الرئيسية وتواريخ الاستحقاق. سيساعدونك على البقاء على المسار الصحيح طوال فترة عملك.
- تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. إذا كنت تعمل عن بعد مع أشخاص آخرين، فمن المهم استخدام أدوات مثل Slack (أداة للدردشة) وTodoist (مدير المهام) حتى يعرف الجميع بالضبط ما يفترض بهم القيام به في جميع الأوقات.
- لا تضيعوا الوقت في الرجوع ذهابًا وإيابًا بشأن ما يجب القيام به! هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تحديد التوقعات لأعضاء فريقك - بدءًا من رسائل البريد الإلكتروني وحتى المكالمات الهاتفية - ولكن من المهم أن يعرفوا بالضبط ما يجب أن يتوقعوه من بعضهم البعض قبل بدء المشروع معًا
لا تضيع وقت الأشخاص من خلال جدولة اجتماع لشيء يمكن التعامل معه عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
الاجتماعات شر لا بد منه. يمكن أن توفر فرصة لجعل الجميع على نفس الصفحة، ولكنها يمكن أن تكون أيضًا مضيعة للوقت ومضيعة للمال إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح.
على سبيل المثال، إذا لاحظت شيئًا ما في مستند يحتاج إلى توضيح أو تصحيح، فأرسل بريدًا إلكترونيًا يتضمن سؤالك أو طلب التوضيح بدلاً من جدولة اجتماع مرتجل. إذا كانت لديك أسئلة حول شيء يتعلق بعملك ويتطلب البحث والتحليل من عدة أشخاص، ففكر في إرسال بريد إلكتروني لطلب إجاباتهم بدلاً من عقد اجتماع.
تحدث بدلاً من تجنب المناقشات الصعبة.
المحادثات الصعبة أمر لا مفر منه. كلما طال انتظارك لإجراء محادثة صعبة، أصبح الأمر أكثر صعوبة، وزادت احتمالية اضطرار الآخرين للتعامل مع الموقف عندما لا تكون موجودًا.
إذا كنت تخشى إجراء محادثات صعبة شخصيًا بسبب خجلك أو انطوائك، فحاول أن تكون أكثر حزمًا من خلال المكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو. بهذه الطريقة، لن تكون هناك مسافة جسدية بينك وبين زميلك في العمل (مما قد يجعل بعض الأشخاص يشعرون بعدم الارتياح). إذا كانت لديك فرصة للالتقاء وجهًا لوجه مع شخص متأثر بهذا القرار، فاستغلها!
التواصل الفعال يعني ردود فعل بناءة ومحترمة، بغض النظر عن كيفية عمل فريقك معًا
إذا كنت مثل معظم الناس، فمن المحتمل أنك سمعت عبارة "التعليقات هدية" في مرحلة ما. ولكن ماذا يعني ذلك في الواقع؟ يعد تقديم الملاحظات وتلقيها من أهم المهارات في أي علاقة عمل. يسأل ويعطي ويأخذ النقد البناء يعد جزءًا أساسيًا من خلق بيئة مفتوحة حيث يكون من الآمن تحمل المخاطر ومشاركة الأفكار. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تقديم التعليقات التي ستكون مفيدة ومقدرة:
- كن صادقًا ولكن ليس قاسيًا أو وضيعًا: الصدق هو طريق ذو اتجاهين. إذا كنت تريد أن يكون موظفوك صادقين معك بشأن عملهم، فالأمر متروك لك ألا تأخذ تعليقاتهم على محمل شخصي. قد يكون هذا صعبًا بشكل خاص عندما يعمل شخص ما عن بعد من بلد آخر، لكن لا تدع الاختلافات الثقافية تعيق قدرتك على التواصل بفعالية!
- كن محددًا: عند تقديم اقتراحات أو انتقادات نقدية بشأن شيء قام به شخص ما (أو لم يفعله)، ركز على شرح ما يحتاج إلى تحسين بالضبط بدلاً من الإدلاء ببيانات عامة حول مدى تحسن الأمور قبل انضمام هذا الشخص إلى الفريق.
الخاتمة
يعد التواصل أمرًا مهمًا عند العمل عن بُعد، ولكنه قد يكون أمرًا صعبًا. أفضل طريقة لتجنب الإحباط وإبقاء فريقك على المسار الصحيح هي ممارسة ردود فعل واضحة ومحترمة وبناءة. حدد توقعات واضحة للمشروع حتى لا تضطر إلى الرجوع ذهابًا وإيابًا بشأن ما هو مطلوب وما يفعله الجميع.
لا تضيع وقت الأشخاص من خلال جدولة اجتماع لشيء يمكن التعامل معه عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية. وإذا كانت هناك أي مشاكل في عملك أو أسلوب التواصل الخاص بك، تحدث بدلاً من تجنب المناقشات الصعبة!
