إن الحصول على مشروع ناجح ليس بهذه السهولة. سواء كنت تنقل عملك إلى موقع آخر، أو تقوم بتطوير موقع ويب لشركتك الجديدة، أو تقوم بتحديث المعلومات على النظام، فيجب عليك اتباع الإجراءات القانونية الواجبة. وهذا يعني اتباع المراحل الخمس الرئيسية لأي مشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق.
قبل البحث عن برامج إدارة المشاريع أو البديل لجيراعليك أن تفهم جميع عمليات إدارة المشاريع الكبرى. إذًا، ما الذي تتضمنه كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع؟
المرحلة الأولى: بدء المشروع
أنت ببساطة تقوم بتحويل فكرتك المجردة إلى هدف في هذه المرحلة من المشروع. يجب عليك تحديد حالة العمل والمشروع بأكمله على مستوى أوسع. إذا كنت ترغب في متابعة عملية البدء دون مواجهة أي عقبات، فيجب عليك تحديد الأسباب الكامنة وراء هذا المشروع ثم تطوير ميثاق المشروع.
يجب أن يحتوي ميثاق المشروع على تفاصيل مفيدة مثل الأهداف والقيود ومدير المشروع والميزانية والجدول الزمني للمشروع. يجب تحديد كل هذه التفاصيل بوضوح في ميثاق المشروع.
بمجرد الانتهاء من إنشاء ميثاق المشروع، يمكنك الآن تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع. إنشاء سجل لأصحاب المصلحة الخاصين بك؛ تعيين دور لكل فرد وتعيينه ومتطلبات الاتصال. يجب عليك أيضًا تحديد كيفية تأثير كل صاحب مصلحة على المشروع.
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
التخطيط هو المرحلة الثانية من المشروع، حيث ستحتاج إلى العناية الكاملة ومتتبع المشكلات المجاني مثل Jira لمساعدتك. ما لم يكن لديك برنامج يمكنه مساعدتك في التخطيط، فمن المفترض أن تستغرق هذه المرحلة من المشروع ما يقرب من نصف الجدول الزمني للمشروع.
في مرحلة التخطيط للمشروع، من المفترض أن:
- التعرف على كافة المتطلبات الفنية للمشروع.
- الخروج بجدول زمني مفصل للمشروع.
- ضع خطة اتصال.
- قم بإعداد الأهداف والتسليمات.
الطريقة الأكثر شيوعًا لإنشاء أهداف المشروع هي استخدام تقنية SMART. تقيد هذه الطريقة كل مدير مشروع بتحديد أهداف المشروع بوضوح والتأكد من إمكانية تحقيقها. يجب أن يكون الهدف SMART محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، و وقته.
كما يجب على مديري المشاريع وضع جدول زمني للمشروع في مرحلة التخطيط. من خلال إنشاء جدول زمني، يمكن للمديرين وضع خطة اتصال وجدولة اتصالاتهم مع جميع أصحاب المصلحة. يجب على المدير أيضًا الاطلاع على البيانات السابقة وتحديد جميع المخاطر والتوصل إلى طرق لتقليلها.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
مرحلة التنفيذ هي الجزء الأكثر أهمية في المشروع. في هذه المرحلة، يستخدم فريقك أدواته للعمل. يمكنك إنشاء سير عمل يمكن لفريقك متابعته أثناء تنفيذ المشروع. من خلال سير العمل الواضح، يمكنك بسهولة مراقبة تقدم الفريق والتأكد من بقاء الإنتاجية في ذروتها.
في هذه المرحلة من تنفيذ المشروعيجب أن يتعاون مدير المشروع بشكل فعال مع أصحاب المصلحة في المشروع. ويتم ذلك لضمان بقاء الجميع على نفس الصفحة أثناء تشغيل المشروع. أنت حر في استخدام أدوات التعاون لتسريع التنفيذ ومراقبة إنتاجية فرقك.
المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع
تعتبر مراقبة المشروع والتحكم فيه هي المرحلة الرابعة والأكثر أهمية في المشروع. يمكن تشغيل هذه المرحلة بالتزامن مع مرحلة التنفيذ. ويضمن تحقيق الأهداف المبينة في خطة المشروع في الوقت المحدد.
نصائح وحيل لإدارة مشروع كانبانكمدير للمشروع، يمكنك إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) وعوامل النجاح الحاسمة (CSF) لضمان عدم انحراف أي شخص في فريقك عن خطة المشروع. يجب عليك أيضًا مراقبة وتتبع جهد وتكلفة المشروع في هذه المرحلة لضمان بقاء المشروع في حدود الميزانية.
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من إدارة المشروع، مما يدل على نهاية المشروع. يمكن لمدير المشروع توظيف المواهب والعقود الخارجية لتسريع المهام أثناء تنفيذ المشروع. قبل إغلاق المشروع، يجب على مدير المشروع إنهاء جميع العقود وإكمال الأوراق اللازمة.
للتفكير في فشل المشروع ونجاحه، ستعقد معظم فرق المشروع دائمًا اجتماعًا للتفكير بعد الانتهاء من المشروع. يقوم مدير المشروع بذلك لضمان تعلم الفرق من أخطائهم وتحسين إنتاجيتهم الإجمالية في المشاريع المستقبلية.
في هذه المرحلة النهائية، يجب على مدير المشروع كتابة تقرير كامل ومفصل يغطي كل جانب من جوانب المشروع. يتم تخزين التقرير والبيانات التي تم جمعها خلال المشروع بشكل آمن للرجوع إليها في المستقبل.
الخلاصة
إذا كنت ترغب في تنفيذ مشروع ناجح، فيجب عليك وضع خطة وتحديد أهدافك والحصول على الأدوات المناسبة والفريق لتحقيق نتائجك.
يمكنك استخدام برامج الإدارة السحابية في كل مرحلة من مراحل المشروع لتسريع الجدول الزمني وتحسين الإنتاجية. قم بتقسيم مشروعك إلى مراحل مختلفة لجعله قابلاً للتنبؤ به وسهل التنفيذ والإدارة.
