تطبيقات إدارة المشاريع للشركات الصغيرة

إذا كنت تتعامل مع شركة أو مشروع مستقل، فإن استخدام مراسلات البريد الإلكتروني وجداول بيانات Excel ومحركات الأقراص الثابتة الخاصة بالأصدقاء للإشراف على بيانات المشروع وتخزينها قد يكون أمرًا جيدًا على فرضية غير دائمة.

ومع ذلك، مع تطور عدد مشاريعك (وتطور عدد شركائك معها) سيتعين عليك التفكير في نظام أكثر تقدمًا لدمجه في نماذج أعمالك.

أفضل تطبيق لإدارة المشاريع للشركات الصغيرة

لقد ثبت أنه بالنسبة للمشاريع الخاصة التي لديها أداة موجهة نحو المجتمع توفر العديد من الميزات بما في ذلك المهام وتتبع الوقت، CRMوإدارة السجلات والتوافر المتعدد الاستخدامات و الفواتير الخارجية يمكن أن يكون لها تأثير هائل في الاهتمام الرئيسي للمنظمة.

بالنسبة للجمعيات الكبيرة، تعد أنظمة مثل Primavera أو MS Project أو SharePoint أكثر البرامج شيوعًا لترتيب المشروعات وتفصيلها ومشاركة الأرشيف والتحديث المسبق والتتبع.

يتم استخدامها في جميع أنحاء العالم ولها مزاياها وعيوبها الخاصة. هناك العديد من المزايا ل شهادة ممارس Prince2® كذلك.

من ناحية أخرى، بالنسبة للمشاريع الخاصة أو المشاريع الصغيرة (على سبيل المثال، إنشاء مواقع جديدة أو برامج جديدة أو تطبيقات جديدة متعددة الاستخدامات أو حتى مشاريع تجميع صغيرة) ربما لن يكون Primavera وMS Project أفضل الترتيبات، حيث تتمثل أهم العوائق في نفقات أكبر، وظروف المرحلة المرهقة، والتوقع لاستيعاب المعلومات، والحاجة إلى مجموعة مساعدة متقدمة وتدريب الموظفين الذي لا مفر منه.

اختيار الذي ادارة مشروع تطبيق أو نظام البرمجيات يمكن أن يكون دمج إجراءات شركتك الخاصة مهمة شاقة نظرًا لوجود تصميم جاد وواسع النطاق للنظر فيها وهي في الغالب تتطور وتتقدم باستمرار.

اقرأ أيضا: أربع نصائح حول تسجيل النطاق لشركتك الجديدة

ولجعل الأمور أكثر صعوبة، يقدم كل صانع برامج حزمًا مختلفة للتصفح، اعتمادًا على عدد المشاريع وعدد العملاء (الشركاء) والغرفة الإضافية المقدمة.

في الطرف الأدنى، يبدو أن المصممين يطلبون حزمهم بناءً على أحد هذين القرارين.

• شركاء غير محدودين، ومع ذلك وضعوا العديد من المشاريع.
• مشاريع غير محدودة، ولكن عدد محدد من الشركاء.

ومع ذلك، فإنهم يقدمون أيضًا حزمًا لا حدود لها من المشاريع/الزملاء بمعدلات شهرية أعلى بكثير.

بغض النظر عما إذا كنت قد اخترت حزمة منخفضة التكلفة للبدء بها، كشركة نامية، يجب أن تكون الحزم المميزة معيارًا هامًا لاختيارك في ضوء حقيقة أنه في غضون سنوات قليلة عندما ينخفض ​​عدد مشاريعك/عملائك عند التطوير، يجب أن تكون قادرًا على الاحتفاظ بنفس المستوى والامتناع عن نقل جميع سجلاتك إلى ترتيب أقل تكلفة.

تعد السعة أيضًا عامل تمييز آخر لاختيار الحزمة الخاصة بك. اعتمادًا على نوع المشاريع التي تشرف عليها جمعيتك، وحجم السجلات التي يشاركها زملاؤك بانتظام، قد يصبح هذا عاملًا يمثل لحظة الحقيقة في قرارك.

تعد القدرة على استخدام البرنامج على هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي متعدد الاستخدامات عاملاً آخر يجب مراعاته إذا كان ذلك ضروريًا لك أو لجمعيتك.

بعض التطبيقات هي ببساطة إلكترونية، والبعض الآخر يستخدم كود HTML5 الذي يناسب ويتكيف مع أي حجم شاشة، والبعض الآخر يقدم نظام iOS الخاص به، أندرويد (Android) أو تطبيقات Windows Phone للأجهزة الأكثر شهرة، مثل iPhone أو iPad.

اقرأ أيضا: مراجعة تطبيق Atompark SMS لنظام iOS

هناك عامل آخر يجب مراعاته وهو ما إذا كنت بحاجة (أو تحتاج) إلى العمل مع مخططات جانت التي تعتبر متغيرات أقل صعوبة من MS Project وPrimavera. تقدم بعض تطبيقات إدارة المشاريع برنامجًا مرئيًا يعتمد على جانت (بدلاً من برنامج قائم على المهام).

لجعل اختيارك أبسط إلى حد ما، تم توضيح بعض تطبيقات إدارة المشاريع التي قمنا بفحصها بسرعة للمشاريع الخاصة (بدون طلب محدد).

اسم العنصر: Basecamp (يعتمد على الويب + تطبيق الهاتف المحمول)

• الحزمة المنخفضة: 10 مشاريع، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية 3 جيجابايت، 20 دولارًا شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 100 جيجابايت، 150 دولارًا شهريًا.

القاعده يحتفظ بجميع سجلات ومراسلات مشروعك في مكان واحد. يمكنك التحكم في من يرى ماذا في المشاريع ومن يمكنه التحدث مع من.

واجهة المستخدم سهلة الفهم للغاية وتوفر وصولاً سريعًا إلى أحدث تقدم للمشروع والمراسلات والجداول الزمنية وما إلى ذلك. يوفر Basecamp أيضًا تطبيقات iOS وAndroid للهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية.

اسم العنصر: Mavenlink (تطبيق الهاتف المحمول المستند إلى الويب)

• الحزمة المنخفضة: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 20 جيجابايت، 25 دولارًا أمريكيًا/العميل/الشهر.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 100 جيجابايت.

يتم تنسيق Mavenlink بالكامل مع مستندات Google ومهامها وجهات اتصالها. فهو يمكّنك من دمج بيانات المشروع والمستندات والتبادلات في مجال مشترك.

يضمن الإبلاغ في الوقت الفعلي بقاء زملائك في الاتفاقية. يمكنك أيضًا أن تظل مرتبطًا باستخدام هاتفك الذكي المحمول حيث يقدم البرنامج نموذج HTML5 متعدد الاستخدامات أيضًا.

اسم العنصر: Apollo (تطبيق الهاتف المحمول المستند إلى الويب)

• الحزمة المنخفضة: 18 مشاريع، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية 5 جيجابايت، 23 دولارًا شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 75 جيجابايت، 148 دولارًا شهريًا.

يتيح لك Apollo مراقبة ما يحدث في مشروعك وواجباتك وجدولك الزمني باستخدام الساعات البديهية. في شاشة الحركة، يمكنك معرفة من فعل ماذا، وحتى التحدث مع أفراد آخرين. يمكن أيضًا الاحتفاظ بالسجلات داخل المسرح. يتم أيضًا تقديم نماذج محمولة من البرامج لنظامي التشغيل iOS وAndroid.

اقرأ أيضا: المعدات المكتبية الأساسية التي تحتاجها في مؤسستك

اسم العنصر: Wrike (تطبيق الهاتف المحمول المستند إلى الويب)

• الحزمة المنخفضة: 5 مستخدمين، عدد غير محدود من المتعاونين، مشاريع غير محدودة، مساحة تخزين 5 جيجابايت، 49 دولارًا شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى:: 50 مستخدمًا، عدد غير محدود من المتعاونين، عدد غير محدود من المشاريع، سعة تخزينية تبلغ 100 جيجابايت، 199 دولارًا شهريًا.

Wrike هو برنامج آخر لإدارة المشاريع يوفر إدارة المهام وتتبع الوقت ومشاركة السجلات ومصدر الأخبار في الوقت الفعلي. كما أنه يوفر مزيجًا من مخطط جانت بالإضافة إلى دمج Outlook والبريد الإلكتروني لتشجيع المراسلات.

اسم العنصر: Tracklify (تطبيق قائم على الويب + سطح المكتب)

• حزمة النهاية المنخفضة: مشاريع ومستخدمون ومهام غير محدودة، فواتير بعلامة مائية، قواعد أتمتة محددة مسبقًا 0 دولار شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: فواتير بدون علامة مائية، وقواعد أتمتة قابلة للتخصيص، 7 دولارات شهريًا لكل مستخدم.

إذا كنت أحد خبراء الأتمتة التكنولوجية وتحب فكرة الحصول على قيمة أكبر من أداة بنقرات أقل، فأنت بحاجة إلى التحقق من ذلك Tracklify.com.

يقوم Tracklify بتنفيذ تدفق Kanban المحدد تلقائيًا باستخدام مجموعة القواعد الذكية وتطبيق تعقب سطح المكتب الأصلي حيث يقوم أعضاء الفريق بتحديد المهام المعينة مرتبة حسب الأولوية.

ونتيجة لذلك، يقوم النظام أيضًا بقياس الوقت المثبت من خلال لقطات شاشة سطح المكتب العشوائية ويوفر فواتير وجداول زمنية كاملة المواصفات.

اسم العنصر: Monday.com (تطبيق الهاتف المحمول المستند إلى الويب)

Monday.com يساعدك على إدارة مشاريعك ومهامك التجارية بطريقة مرئية سهلة. كما يوفر عمليات تكامل مع مجموعة واسعة من الأدوات. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى دعم في إدارة الوقت، فحاول تتبع الوقت Monday.com التكامل مع TimeCamp.

• شاهد تقدم مشروعك في لمحة سريعة.
• البقاء على رأس الجدول الزمني الخاص بك.
• تعاون بشكل أفضل مع فريقك.

اسم العنصر: Projecturf (يستند إلى الويب كما كان)

• الحزمة النهائية المنخفضة: 20 مشروعًا، عدد غير محدود من المستخدمين، مساحة تخزين غير محدودة، 40 دولارًا شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، مساحة تخزين غير محدودة، 120 دولارًا شهريًا.

يوفر Projecturf حالة ويب سهلة الاستخدام مما يتيح الوصول الفوري إلى مشاريع مختلفة باستخدام علامات التبويب. فهو يمكّنك من منح الموافقات وتغييرها في كل قسم، وحتى استبعاد بعض القطاعات إذا لم يكن لها أي تأثير كبير على المشروع.

اقرأ أيضا: التحرك نحو نهج صفر نفايات يمكن أن يفيد أعمالك

العنصر: Project Bubble (يعتمد على الويب كما كان)

• الحزمة المنخفضة: 10 مشاريع، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية 5 جيجابايت، 24 دولارًا شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 100 جيجابايت، 99 دولارًا شهريًا.

يمكّنك Project Bubble من تخصيص المهام والمهام الفرعية للزملاء، بالإضافة إلى تحديد تفويضات العميل.

كما أنه يمكّنك من إدخال عدد الساعات التي تتوقع أن تستغرقها مهمة معينة (مرتبة) والتباين وعدد الساعات المستغرقة (حقيقية) لمقارنة تكاليفك الحقيقية وخطة الإنفاق المرتبة الخاصة بك. يتم أيضًا تقديم ميزة الجدول الزمني للزملاء للمساعدة في تتبع الساعات

اسم العنصر: TeamGantt (يعتمد على الويب كما كان)

• الحزمة المنخفضة: 5 مشاريع، 5 مستخدمين، سعة تخزين 1 جيجابايت، 10 دولارات شهريًا.
• الحزمة النهائية الأعلى: مشاريع غير محدودة، عدد غير محدود من المستخدمين، سعة تخزينية تبلغ 20 جيجابايت، 79 دولارًا شهريًا.

إذا كنت تحب استخدام مخططات جانت المبسطة، فقد يكون TeamGantt هو الحل المناسب لك. يقوم البرنامج أيضًا بدمج الملاحظة المباشرة (من قبل الزملاء) بشكل شرعي في مخطط جانت.

يمكنك في الوقت الحالي استغلال مشاركة الأرشيفات والعديد من الأصول الأخرى، وحتى عرض الرسوم البيانية جانت لمختلف المشاريع في شاشة واحدة للمساعدة في ترتيب الأصول الخاصة بك.

أكثر أو أقل، إذا كان جوهر إدارة المشروع هو تقسيم المشاريع متعددة الأوجه إلى مهمات صغيرة ومعالم يتم توزيعها على مختلف أعضاء الفريق.

بعد ذلك، يجب أن تساعدك تطبيقات وبرامج إدارة المشاريع في ترتيب وتقسيم تلك الأنشطة غير المتوقعة والتعهدات الفردية إلى معلومات محددة يمكن الوصول إليها في متناول يدك، وبهذه الطريقة، تعطي فعالية أكبر في الإجراء مما توفره المحفوظات الورقية وجداول البيانات المعاصرة.