في عالم اليوم المضطرب رقميًا، أصبحت الحاجة إلى الأحداث المباشرة ضرورية لتحصين العالم تواصل في العمل العلاقات.
وفقًا لمكتب إحصاءات العمل لعام 2018، فإن النمو المتوقع لمخططي الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات هو توقعات بنمو 11% في الولايات المتحدة الأمريكية وحدها بين عامي 2016-2026.
مع صناعة الحدث تنمو بسرعة فائقة، فمن الأهمية بمكان أن تظل منتبهًا تجاه أحدث اتجاهات الأحداث.
وهذا سيضمن تقديم تجربة لا تنسى للحاضرين. سيساعد هذا أيضًا منظمي الأحداث على البقاء في السوق المشبعة لصناعة تخطيط الأحداث.
دون مزيد من اللغط، دعونا نتعرف على الاتجاهات الأربعة الأكثر شيوعًا لتخطيط الأحداث العالمية:
1] استخدام مساعدة الحضور الذكاء الاصطناعي (AI)
ويستمر الذكاء الاصطناعي في السيطرة على الصناعات الكبرى هذا العام أيضًا. ولهذا السبب فهي على رأس قائمة الاتجاهات المستقبلية في صناعة الأحداث. يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل فعال من الأحداث الصغيرة وكذلك الكبيرة.
بينما يمكن للمساعدين الافتراضيين وروبوتات الدردشة مساعدة الحاضرين في حدث أكبر من خلال الإجابة على الأسئلة الشائعة، يمكن للأحداث الصغيرة استخدام Facebook messenger لنفس الغرض.
يعتمد نجاح الحدث أو فشله على الخبرة الإجمالية لكل حاضر. حتى المواقف الصغيرة مثل عدم القدرة على العثور على حمام أثناء الحدث يمكن أن يكون لها تأثير كبير على سمعة الحدث الخاص بك.
يمكن أن يشعر الحاضرون بالإحباط إذا لم يحصلوا على المساعدة المطلوبة في الوقت المناسب. إن الاحتفاظ بمساعد الموظفين سيزيد من تكلفتك.
يمكن للذكاء الاصطناعي تسهيل عدد كبير من الوظائف التي تتراوح بين المساعدة في إجراءات التسجيل، وإرسال تذكيرات للجلسة، وتقديم اقتراحات مخصصة للأنشطة من خلال المزامنة مع ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية للحاضرين، والتوصية باتصال تجاري يحضر الحدث، وإنشاء لافتات حدث قابلة للمشاركة يمكن أن تصل إلى جمهور أوسع. وما إلى ذلك. سيؤدي أداء العديد من الوظائف باستخدام تطبيق واحد إلى خفض نفقاتك أيضًا.
2] استخدام البيانات الضخمة والتشكيل الجماعي
تعتبر البيانات وستظل دائمًا الجانب الأكثر أهمية في تعزيز تجربة العملاء. الحضور هم المرجع الشفهي المباشر لهذا الحدث الخاص بك.
وفقًا لتقرير صادر عن Cvent، على الرغم من جمع الكثير من بيانات الأحداث، فإن 20% فقط من منظمي الأحداث قادرون على استخدام هذه البيانات بفعالية.
المفتاح لاستخدام هذه البيانات هو من خلال عملية التشكيل الجماعي. أولاً، يتم جمع البيانات في الأحداث باستخدام تقنيات متطورة مثل مسح رمز الاستجابة السريعة، والإشارات، والمسوحات والاستطلاعات الحية، والأجهزة القابلة للارتداء RFID (التعرف على ترددات الراديو) ورسم الخرائط الحرارية.
ثم يتم إدخال هذه البيانات في خوارزميات البيانات الضخمة التي تحولها إلى رؤى. تسمح هذه الأفكار بعد ذلك لمخططي الأحداث بالقيام بالتشكيل الجماعي الذي يقوم بتوجيه حشد الحضور إلى الأنشطة التي من شأنها تحسين تجربة الحدث الخاصة بهم وإبرازها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا استخدام جمع البيانات الضخمة لتحديد وقت إقامة الحاضرين في الحدث. ويمكن بعد ذلك استخدام ذلك لإرسال رسائل مخصصة إليهم والحصول على رؤى قيمة من خلال استطلاع رأي حول الأخطاء التي حدثت.
هناك طريقة أخرى لاستخدام هذه البيانات وهي الاتصال بالضيوف والمتحدثين الأكثر شهرة لجذب المزيد من الحضور في المرة التالية التي تستضيف فيها حدثًا.
3] ركوب موجة الاستدامة
تعد الاستدامة حاليًا الموضوع الأكثر إثارة للاهتمام والذي يمكن لمنظم الحدث الاستفادة منه. إن التفكير في العناصر الثلاثة للبيئة، وهي إعادة الاستخدام وإعادة التدوير وإعادة الاستخدام، يمكن أن يساعدك على إظهار التزامك تجاه إنقاذ الكوكب.
مع تزايد عدد الأفراد الذين أصبحوا حساسين تجاه التدهور البيئي، سيقدر الحاضرون مساهمتك ويلاحظونها.
إن استخدام المنتجات القابلة للتحلل الحيوي أو المنتجات المصنوعة من مواد معاد تدويرها مثل الأطباق الورقية وبطاقات الأسماء وأكياس تسجيل القماش وعلب المواد الغذائية القابلة لإعادة التدوير وما إلى ذلك يمكن أن يحدد اتجاهًا جديدًا ومثالًا في صناعة تخطيط الأحداث.
تشمل الاتجاهات المبتكرة الأخرى في هذا المجال التبرع بما تبقى من الطعام أو الماء أو غيرها من المواد المفيدة للمحتاجين. هناك طريقة أخرى وهي الاستغناء عن الورق تمامًا. ويمكن تحقيق ذلك باستخدام الوسائط الرقمية مثل الكتيبات الإلكترونية والنشرات الإلكترونية وطلبات التسجيل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التفكير خارج الصندوق ورؤية الصورة الأكبر من خلال الاستعانة بموردي الشركات المحلية وبالتالي توليد فرص العمل. يمكن لمنظمي الحدث أيضًا استضافة أنشطة خيرية خلال الحدث لتقديم المزيد من المساعدة للمجتمعات المحلية.
4] أنشئ مناطق للتخلص من التوتر في الحدث
العديد من الجلسات المتعاقبة، والأنشطة المتعددة المستمرة، واندفاع الحاضرين من جلسة إلى أخرى لتدوين الملاحظات والتواصل يستنزف الكثير من الطاقة. إن إعطاء بعض المساحة للتنفس في هذا الحدث هو الاتجاه الشائع التالي في القائمة.
امنح الحاضرين إعدادًا يمكنهم من خلاله التخلص من التوتر واستعادة النشاط لبقية الحدث. نحن ننظر إلى مناطق WiFi المجانية التي تسمح لهم بالانفصال لبعض الوقت وتشجعهم أيضًا على التفاعل مع زملائهم الحاضرين وجهًا لوجه، وأجواء هادئة مع الإضاءة المزاجية والموسيقى الهادئة، وترتيبات الجلوس المريحة مثل الأرائك وأكياس الفول وما إلى ذلك.
قم بتنظيم الجلسة بحيث تكون هناك فترات راحة منتظمة بين الجلستين. يمكن التخطيط لفترات الاستراحة بشكل استراتيجي ويمكن أن تتضمن أنشطة مثل جلسات كسر الجمود بين الحضور، وأنشطة بناء الفريق، ومساحات التواصل، والمناقشات الخفيفة وما إلى ذلك.
يعد تخطيط الأحداث أحد أكثر الصناعات إبداعًا. إن مواكبة أحدث الاتجاهات وفهم الجمهور بشكل أفضل هو المفتاح لحدث مقنع.
إن اتباع الاتجاهات المذكورة أعلاه يمكن أن يمنح الحدث الخاص بك الدفعة التي يحتاجها ويساعد في جذب الأعداد إلى الحدث، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق عائد استثمار كبير.
