اعتمادًا على حجم المؤسسة، يمكن أن تستمر عملية الإعداد لمدة تصل إلى عدة أشهر أو حتى سنة. عندما يتعلق الأمر بتوجيه الموظفين الجدد خلال خطواتهم الأولى في المؤسسة، يجب أن تكون العملية سلسة قدر الإمكان.
سيكون لدى صاحب العمل الجيد قائمة مرجعية كاملة للتأهيل والتي يمكن أن تساعد في جعل الموظفين الجدد يتسارعون بوتيرة أسرع بكثير، وزيادة سير عملهم و إنتاجية. يمكن أن تساعد هذه العملية في تعزيز الشعور بالمجتمع والشعور بالدعم بين الموظفين الجدد وصاحب العمل.
يمكن أن تؤدي قائمة التحقق الجيدة والفعالة من الإعداد إلى زيادة رضا الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين لأن الهدف الرئيسي للشركات هو جذب الموظفين ذوي المواهب عالية المستوى ومجموعة المهارات الفعالة.
إن مطالبة الموظفين الجدد بتحديد أهدافهم الشخصية، وأين يرون أنفسهم بعد 5 سنوات، وإلى أي مدى يتطلعون إلى النمو الوظيفي، يميل إلى إنشاء نهج أكثر فردية لكل موظف جديد، ويبدأ الشعور بالانتماء في الظهور.
يجب أن تحقق عملية الإعداد المثالية التوازن الصحيح، 80% بشكل رسمي و20% بشكل غير رسمي. يمكن أن يقلل هذا إلى حد كبير من الإحباط ويساعد على تحسين الإنتاجية بالإضافة إلى ترك انطباع أول رائع. جيد قائمة التحقق من الإعداد سيحتوي على المكونات الأربعة التي يشار إليها عادةً باسم 4 C، وهي كما يلي.
- الضوابط
يجب توفير جميع المعلومات القانونية الأساسية والتدريب على القواعد واللوائح.
- توضيح
يجب أن يكون جميع الموظفين الجدد واضحين بشأن أدوارهم وواجباتهم. يجب عليهم أن يفهموا توقعاتهم بوضوح.
- ثقافة
الطريقة التي يتم بها تعريف الموظفين الجدد بأماكن عملهم وكيفية تكيفهم مع معاييرهم التنظيمية.
- الاتصال
يجب على جميع أصحاب العمل مساعدة الموظفين الجدد على إقامة اتصالات قوية وبناء الشبكات والعلاقات التجارية.
استنادًا إلى نوع المؤسسة، ستغطي بعض عمليات الإعداد فقط الشرط الأول، وهو الامتثال. إذا كان عدد الموظفين الجدد أكبر، فسيتم تضمين المزيد من المستويات في برنامج الإعداد.
ومع ذلك، لكل مستوى هناك جوانب ضرورية يجب مناقشتها مع الموظف الجديد لجعله مساهمًا فعالاً يعمل على نمو المنظمة.
قائمة مراجعة الإعداد للموظفين الجدد خلال عامهم الأول
1] قائمة مراجعة اليوم الأول
- يجب على أصحاب العمل إجراء توجيه عام وتقديمهم إلى رؤسائهم.
- مراجعة الجدول الزمني للأسبوع الأول.
- مراجعة قواعد سلوك الموظفين وأخلاقيات المهنة.
- مراجعة جميع السياسات، وخاصة تلك المتعلقة بالسلامة والأمن.
- شرح التعويضات والمزايا بالتفصيل.
- تزويد الموظفين الجدد بالكتيبات والإجابة على أي استفسارات.
- مراجعة معلومات الموقف.
- مساعدتهم على إنشاء حسابات الشركات والوصول إلى تسجيل الدخول.
2] قائمة مراجعة الأسبوع الأول
- أعط كل موظف جديد مهمته الأولية.
- المس القاعدة كل يوم للتأكد من استقرارهم دون صعوبة.
- مراجعة أداء كل موظف وتحديد الأهداف.
- مراجعة فترة الاختبار للموظف.
- تحقق مما إذا كانت المعدات المخصصة تعمل وأجب عن أي استفسارات ذات صلة.
- يجب على أصحاب العمل التأكد من أن جميع الموظفين الجدد قد التقوا بزملائهم الرئيسيين.
- دعوة الموظفين الجدد للتواصل مع جميع حسابات شركة التواصل الاجتماعي.
3] قائمة مراجعة الشهر الأول
- استمر في تقديم التقييمات والتعليقات المنتظمة.
- اطلب اقتراحات من الموظفين الجدد.
- مراجعة كافة المهام السابقة.
- مراجعة جميع المهام القادمة.
- التأكد من أن جميع الموظفين الجدد في الموعد المحدد للتدريب.
- التحقق مما إذا كانت كشوف مرتبات الموظفين تعمل بشكل فعال.
- للحفاظ على مشاركة الموظفين الجدد، قم بجدولة اجتماعات منتظمة.
4] قائمة المراجعة بعد 3 أشهر
- حدد موعدًا لجولة أداء غير رسمية ومراجعة.
- مراجعة جميع المهام السابقة والمستقبلية للموظفين.
- تحديد أهداف الأداء والتعرف على الإنجازات.
- شارك بتعليقاتك واطلب منهم توضيح جانبهم من الأهداف.
- التحقق من تقدم الموظف وتدريبه.
- مناقشة نهاية فترة الاختبار.
5] قائمة المراجعة بعد 6 أشهر
- إجراء مراجعة الأداء لمدة ستة أشهر وتقرير مفصل.
- قم بمراجعة جميع أهداف الموظف والتقدم المحرز خلال 6 أشهر.
- حدد أهدافًا وغايات جديدة للأشهر الستة القادمة.
- التأكد من أن جميع الموظفين الجدد قد تلقوا جميع التدريب اللازم.
6] قائمة المراجعة بعد عام واحد
- إجراء مراجعة سنوية للأداء.
- ندرك أنهم أكملوا سنة في المنظمة.
- مناقشة الأهداف والمشاريع والخطط المستقبلية للعام المقبل.
- أجب عن أية أسئلة وقدم/استقبل التعليقات.
- مناقشة هيكل التعويضات ورفع السياسات.
أهداف برنامج تأهيل الموارد البشرية
هناك العديد من المنظمات التي تتخذ أيضًا نهجًا غير رسمي تجاه عملية إعداد الموظف.
في مثل هذه الحالات، لا توجد خطة محددة ليتم تنفيذها ويمكن أن تأتي بنتائج عكسية في بعض الأحيان حيث قد يشعر الموظف الجديد بالاستياء بسبب عدم وجود إجراءات مطبقة أو عدم وجود أحد لتوفير الوضوح بشأن جدول العمل للمشاريع. قد يشعرون كما لو أنه تم اختيارهم بشكل أعمى لهذا الدور.
الغرض من برنامج تأهيل الموارد البشرية هو أتمتة العديد من عروض العمل اليدوية المملة والمتكررة بالإضافة إلى توفير وجدولة المهام المتعلقة بالعمل للموظفين الجدد. تتمثل فائدة تأهيل الموارد البشرية في أنه يقلل من الوقت الذي يقضيه موظفو الموارد البشرية في تأمين أفضل المرشحين المناسبين.
الأهداف الرئيسية ل أ برنامج تأهيل الموارد البشرية هي مساعدة الموظف على التعرف على صاحب العمل الجديد، وتجنب أي سوء فهم، ووضع توقعات أداء قابلة للتحقيق، وتقليل قلق الموظفين الجدد، وتقليل منحنى التعلم وبناء موقف متفائل تجاه قيم وأولويات المنظمة. إحدى الطرق الجيدة لاختيار برنامج الإعداد المناسب هي التحقق من وجود دعم قوي للعملاء.
