نظرًا لأن المزيد من الموظفين يعملون الآن من المنزل، تبحث الشركات عن طرق جديدة لمراقبة عملهم إنتاجية وساعات العمل. لحسن الحظ - أو هكذا اعتقد الناس - جاء برنامج تتبع الوقت للإنقاذ. ومع ذلك، كما هو الحال مع كل قوة متاحة للإنسان، هناك احتمالات لإساءة استخدامها.
أصبحت الأداة المصممة لمساعدة العمال على أن يصبحوا أكثر إنتاجية ومساعدة أصحاب العمل على تتبع ساعات العمل موضوعًا للنقاش الأخلاقي.
أخلاقيات مراقبة الموظف أصبحت مشكلات الخصوصية وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الآن سببًا للقلق بين الموظفين وأصحاب العمل الذين يشعرون بالقلق بشأن الحفاظ على نظافة الأمور. مقال حديث أثار ضجة على الإنترنت بعنوان "الجاسوس الذي طردني"، يقدم حجة جيدة حول شرور تتبع الوقت. ومضت الكاتبة إستر كابلان في الإشارة إلى كيف أصبحت أداة يستخدمها أصحاب العمل لقمع الموظفين.
تحاول الإشارة إلى بعض الحالات، إحداها امرأة تعمل لدى بائع تجزئة للأزياء الراقية. تبيع هذه الموظفة الساعات من الساعة 7 صباحًا حتى 3:30 مساءً لإتاحة الوقت لدروسها المسائية.
ومع ذلك، عندما تم تحديد فترة توفرها في برنامج تتبع الوقت الذي تستخدمه الشركة، فشل النظام في التعرف عليها كموظفة بدوام كامل. وهذا يعني أنها لم تحصل على أكثر من 25 ساعة في الأسبوع بالإضافة إلى ساعات العمل غير المتسقة.
أشارت إستر كابلان أيضًا إلى مشكلات أخرى مثل عامل UPS الذي يتعين عليه الإسراع في طريقه لتلبية توقعات الشركة. يخشى هؤلاء العمال أخذ فترات راحة كافية لأن متتبعي الوقت يراقبونهم باستمرار. ويعود الكثير منهم إلى منازلهم منهكين بسبب إصابات خطيرة.
ومع ذلك، فإن مقالتها لا تحكي سوى جزء من قصة أوسع. في حين أنه من الصحيح أن هناك أصحاب عمل وشركات يسيئون استخدام برامج تتبع الوقت ويجعلون الموظفين الجيدين يعانون بشكل غير عادل، إلا أن هناك أيضًا شيء مثل تتبع الوقت الأخلاقي.
الأبحاث المتعلقة ب تتبع الوقت يُظهر أن الاقتصاد الأمريكي يخسر ما يصل إلى 7.4 مليار دولار يوميًا بسبب عدم كفاية تتبع الوقت وسوء ملء الجداول الزمنية. يوضح هذا أن أدوات تتبع الوقت ضرورية. ومع ذلك فإن السؤال هو:
"كيف يمكننا استخدام هذه الأدوات بشكل أخلاقي لصالح جميع الأطراف المعنية؟"
1] كم تعرف؟
و21st شهد القرن ارتفاعًا في العاملين في مجال المعرفة. لم يعد الأمر يتعلق بجهدك، بل يتعلق بعمق معرفتك. وهذا يشكل تحديًا لأصحاب العمل عندما يتعلق الأمر بتتبع مقدار مساهمة الموظف في نمو الشركة.
على سبيل المثال، مطور برامج يعمل في مشاريع متعددة ويقوم بتطوير أداة يتم استخدامها في أكثر من مشروع من تلك المشاريع. كيف تراقب قيمة برمجياته ومساهمته؟ إن الاستخدام المناسب لأدوات تتبع الوقت سيساعد الشركات على حساب مدخلات موظفيها.
2] ما هي تكلفة الوقت؟
وفقاً لبحث أجرته شركة ماكينزي آند كومباني، فإن المشاريع التكنولوجية الكبيرة تعمل بمعدل 7% مع مرور الوقت و45% فوق الميزانية المقدرة.
وهذا يعني أن الشركات تجد صعوبة في تقديم تقديرات كافية حول ما يمكن توقعه من المشروع من حيث الوقت والميزانية. ويبين هذا البحث أن المشاريع المتأثرة بالتقديرات غير الكافية تنتهي في نهاية المطاف إلى تقديم 56% فقط من قيمتها المتوقعة.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه برنامج تتبع الوقت الوقت المناسب وتتبع المشروع، فمن الأسهل فهم التكلفة الحقيقية للمشروع.
يمكن للشركات أن تتعلم من دراسة البيانات التي تم جمعها مع مرور الوقت من خلال تتبع المشاريع السابقة المماثلة. ويمكن استخدام ذلك للتنبؤ بدقة بميزانية المشاريع المستقبلية، بما في ذلك المدة التي ستستغرقها لإكمالها. فهو يقلل من مخاطر الفشل في المشروع، أو خسارة المال، أو تجاوز الميزانية المقدرة.
3] ما مقدار الوقت والموارد التي يمكنك توفيرها؟
إحدى الفوائد الهامة لتتبع الوقت هي إدارة الموارد وتخصيصها. كما أشرنا سابقًا، تخسر الشركات والموظفون مليارات الدولارات يوميًا بسبب سوء إعداد فواتير العمليات وملء الجداول الزمنية. يمكن توفير الكثير من الوقت من خلال تسجيل الوقت تلقائيًا ومعالجة الجداول الزمنية.
يمكن أن يؤدي تنفيذ هذه المهام يدويًا إلى حدوث أخطاء وإضاعة غير ضرورية للوقت الذي يمكن للموظفين استخدامه لأداء مهام أخرى. ومن خلال أتمتة هذه العمليات، يمكن للموظفين أن يكونوا أكثر إنتاجية بوقتهم بدلاً من إنفاقه على ملء الجداول الزمنية فقط للحصول على أموال.
4] الأمر كله يتعلق بالتتبع الأخلاقي
من الواضح أنه عند استخدامه بشكل صحيح، يمكن أن يكون لبرنامج تتبع الوقت فوائد هائلة لكل من الشركة وموظفيها. تركز أدوات تتبع الوقت مثل Traqq على الحفاظ على تتبع الموظفين بطريقة أخلاقية قدر الإمكان.
تم تصميم الأداة لتقليل جودة مقاطع الفيديو ولقطات الشاشة التي تم جمعها من النشاط الذي يظهر على الشاشة للموظفين عن عمد. وذلك لضمان عدم ظهور التفاصيل الشخصية والحساسة (مثل كلمات المرور والرسائل الخاصة) لأي شخص يقوم بمراجعة لقطات الشاشة.
علاوة على ذلك، يتمتع المستخدم بالتحكم الكامل في مقاطع الفيديو ولقطات الشاشة ويمكنه حذف أي منها مع الوقت المسجل. وهذا يضمن عدم تنازل الموظفين عن حقهم في الخصوصية. ومع ذلك، باعتبارك صاحب عمل، سيظل بإمكانك الحصول على فكرة جيدة عن أنشطة موظفيك.
كما أنه يتتبع الوقت الذي يستغرقه العمل المنجز دون الاتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت، ويقوم بمزامنة جميع البيانات عندما يكون لديك اتصال جيد بالإنترنت.
ومن خلال إرسال تذكيرات ذكية وتنبيهات إعلامية، يتم تذكير العامل بتنشيط مؤقته عندما ينسى القيام بذلك. وهذا يعني أن الموظفين يمكنهم التركيز على المهام دون القلق من فقدان سجل الوقت الذي يقضونه في العمل.
ويمكنك أيضًا إدخال السعر وتفاصيل الدفع الخاصة بكل موظف، ثم الجلوس والاستمتاع بالفواتير الآلية. يتيح لك البرنامج أيضًا تتبع مستوى نشاط كل فرد في الفريق. وبهذا، يمكنك معرفة من يحتاج إلى المساعدة وما هي المجالات التي يجب تحسينها لتحقيق أقصى أداء للفريق.
في الخلاصة
أدوات تتبع الوقت ليست في حد ذاتها جيدة أو سيئة. كل هذا يتوقف على كيفية استخدامه ومن يستخدمه. من خلال تقديم مثال جيد ووضع رفاهية موظفيك في الاعتبار، يمكن لهذه الأدوات تعزيز الإنتاجية إلى مستويات مذهلة وتوفير الكثير من المال لك وللعاملين لديك.
