الجدول الزمني هو مستند يجب على جميع أصحاب العمل الاحتفاظ به بغض النظر عن عدد الموظفين في شركتهم.
تحتوي هذه الوثيقة على قائمة بأسماء جميع الموظفين في إدارة أو مؤسسة معينة ككل، بالإضافة إلى سجل عدد أيام الإجازة عن العمل وأسباب عدم الحضور خلال الفترة المحاسبية.
يعد الجدول الزمني ضروريًا حتى تتمكن من مراقبة الامتثال لجدول العمل، وكذلك لحسابات الرواتب للموظفين.
ويتطلب القانون صياغة هذه الوثيقة والاحتفاظ بها في شكل ورقي وإلكتروني.
قواعد الحفاظ على الجدول الزمني
شكل الجدول الزمني ذو طبيعة توصية. وهذا يعني أن القانون لا ينص على أي متطلبات خاصة فيما يتعلق بحفظ وصياغة الجداول الزمنية، وبالتالي يتم وضع قواعد تجميع واعتماد الجدول الزمني من قبل كل كيان وفقًا لتقديره الخاص.
أي أنه يمكنك استخدام أي عينة من المستند، مع استكمالها بالميزات المختلفة المطلوبة لحساب وقت العمل. على أي حال، الشيء الرئيسي هو أن هذه الوثيقة يجب أن تحتوي على جميع المعلومات المستخدمة في منظمة معينة لحساب الأجور.
الحالات التي يجب فيها الاحتفاظ بالجداول الزمنية للموظفين
يجب الاحتفاظ بجدول زمني لجميع الموظفين دون استثناء، بما في ذلك
- الموظفون بدوام جزئي؛
- الموظفون الموسميون؛
- تم توظيف الطلاب للحصول على تدريب مدفوع الأجر.
فقط الأفراد الذين يعملون بموجب عقد قانون مدني لا يحتاجون إلى إدخالهم في قالب الجدول الزمني الشهري.
عند صياغة الجدول الزمني، يتم تعيين رقم جدول زمني خاص لكل موظف. من الممكن إضافة متخصصين جدد إلى الجدول الزمني وشطب المتخصصين المفصولين فقط على أساس الوثائق الإدارية الخاصة.
أما بالنسبة للشركات التي يتم فيها احتساب الرواتب بشكل خاص برامج المحاسبةأرقام الجدول الزمني ليست ضرورية للموظفين. في هذه الحالة، يقوم البرنامج تلقائيًا بحساب كشوف المرتبات عن طريق رمز تعريف الشخص.
الشخص المسؤول عن حفظ الجدول الزمني
يجب أن يحتفظ بالجدول الزمني موظف مرخص له بذلك بموجب أمر صاحب العمل أو الوصف الوظيفي. إذا لم يكن لدى المنظمة العديد من الموظفين، فعادةً ما يتم ملء قالب الجدول الزمني بواسطة محاسب.
أما بالنسبة للشركات الكبيرة، يتم ملء هذه الوثيقة من قبل قسم الموارد البشرية أو مراقبي الوقت (يتم تقديم الوظيفة عندما يكون هناك الكثير من الأقسام الهيكلية المختلفة). قد يتم إسناد مسؤوليات إعداد الجداول الزمنية وحفظها إلى رؤساء الأقسام أو مرؤوسيهم.
الانتهاء و حسب الطلب نموذج الجدول الزمني الشهري يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل الشخص المسؤول أو رئيس قسم أو قسم معين
PandaDoc: تطبيق مناسب لإدارة المستندات
PandaDoc هو تطبيق برمجي مصمم لتسهيل العمل مع المستندات بشكل كبير. الموارد الرئيسية لـ PandaDoc هي القوالب الجاهزة ومكتبة المحتوى، بالإضافة إلى إمكانية العمل مع المستندات في الوضع المشترك وتسليمها على الفور إلى المرسل إليه.
تتيح خدمة PandaDoc إمكانية إنشاء واستخدام قالب جدول زمني شهري، بالإضافة إلى تصنيفه وفقًا لأي متطلبات عمل.
يحصل مستخدمو PandaDoc على عدد من المزايا، منها ما يلي:
- وفي غضون دقائق، يمكنك إنشاء نموذج مستند جديد وحفظه لاستخدامه في المستقبل بإضافة المعلومات وتعديلها حسب الحاجة؛
- حيث يمكن دمج البرنامج مع مختلف التطبيقات اليومية (CRM، هابسبوت، سيلزفورس، Zapier، Stripe، Dropbox، وغيرها)، يمكنك تنزيل الملفات والمستندات الضرورية منها مباشرةً؛
- عند إجراء أي عملية في المستند المرسل، فمن الممكن تعيين إشعارات الدفع في الوقت الحقيقي حول هذا الموضوع.
يعد PandaDoc فرصة ممتازة لتحسين عملك وفي نفس الوقت تقليل تكاليف العمالة وتوفير الوقت والمال.
