هل أنت جزء من منظمة كبيرة؟ هل تعمل في قسم التعليم أو تكون مسؤولاً عن التواصل مع العديد من الأشخاص ونقل نفس المعلومات مرارًا وتكرارًا؟
إذا كنت عالقًا في عمل متكرر مثل إرسال البريد أو إرسال رسائل إلى العديد من المستلمين، فقد تصبح الأمور مملة جدًا ومرهقة عقليًا وجسديًا.
بدلاً من إنفاق عدة دولارات على الاستعانة بمصادر خارجية للعمل لشخص آخر، يمكنك ببساطة تجربة دمج البريد مع Excel!
1] لماذا هناك حاجة لدمج البريد؟
يتم إرسال عدة مئات من الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني يوميًا بشكل منتظم. التسويق عبر البريد الإلكتروني يتضمن إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة لعدة أشخاص. يتم استخدام دمج البريد أيضًا في البريد أو اكتب وأرسل النماذج أو الرسائل إلى العديد من المستلمين.
الحصول على خطابات القبول أو الرفض من المعاهد، والتقرير المكتوب عن اختباراتك، ورسائل الانضمام المرسلة إلى العديد من المتدربين الجدد، وما إلى ذلك هي أمثلة قليلة على بقاء التنسيق العام للخطاب كما هو، ولكن يتغير اسم المستلمين وعناوينهم.
علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا استخدام دمج البريد لإنشاء تصنيفات بشكل مجمّع. يعد هذا مفيدًا، خاصة لشركات البريد السريع وعمالقة التجارة الإلكترونية.
تستغرق كتابة رسائل البريد الإلكتروني المجمعة وقتًا طويلاً، لذلك يوجد في الغالب تنسيق بسيط مشترك بين جميع رسائل البريد الإلكتروني. كل ما عليك فعله هو إدخال اسم وعنوان المستلم ويتم إنجاز العمل.
ومع ذلك، تخيل كتابة العديد من الأسماء والعناوين طوال الوقت. يمكن أن يكون الأمر مملاً ومتعبًا للغاية، خاصة عندما تكون هناك طرق أسهل لإنجاز نفس الشيء. ومع ذلك، فإن معظم الناس لا يدركون ذلك دمج البريد سهل للغاية، خاصة إذا تم ذلك باستخدام ورقة Excel.
2] ما الذي يجعل Excel الخيار الواضح؟
إذا كنت بحاجة إلى بعض الراحة من كتابة الأسماء والعناوين (سواء كانت فعلية أو افتراضية) في كل مرة، فيمكنك إنشاء قاعدة بيانات حيث يمكنك تخزينها لسهولة استرجاعها. يمكن القيام بذلك على Excel أو جدول في Word. ومع ذلك، تعد هاتان الوثيقتان كيانين منفصلين عن مستند Word الذي ستتم صياغة الرسالة عليه.
ومن بين الخيارين، يُفضل برنامج Excel بشكل عام. وذلك لأنه يوجد بالفعل هيكل محدد مسبقًا (مجدول)، العمل مع نماذج Excel لا مشكلة، حتى بالنسبة للمبتدئين. يمكنك بسهولة إنشاء قائمة بريدية تتألف من جميع البيانات الأساسية المطلوبة.
3] كيفية إعداد ورقة Excel لدمج البريد؟
يشكل برنامج Excel قاعدة بيانات المعلومات، حيث يمكنك تخزين جميع المعلومات التي تحتاجها. يتضمن ذلك الاسم (الفرد و/أو الشركة حسب متطلباتك)، والعنوان البريدي بما في ذلك المدينة والولاية والرمز البريدي أو أي بيانات أخرى وفقًا لمتطلباتك الأساسية.
بشكل عام، يحتوي الصف الأول على رؤوس الأعمدة أو الحقول التي تعطيك فكرة عن ماهية الإدخال في الصفوف اللاحقة. في حالة رغبتك في كتابة شيء شخصي في الرسالة أو البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا كتابة عمود للملاحظة. في حالة رغبتك في إرسال بريد إلكتروني، لا تنس إضافة عناوين البريد الإلكتروني.
4] نصائح لإعداد جدول بيانات Excel
- لكل حقل ترغب في إدراجه في دمج البريد الخاص بك، يجب أن يكون هناك عمود في جدول البيانات الخاص بك. وبالتالي، إذا كنت تريد الاسم الأول واسم العائلة للمستلم، فقم بإنشاء عمودين منفصلين لكليهما.
- تأكد من أن لديك البيانات الكاملة التي يجب دمجها في الورقة الأولى من جدول البيانات الخاص بك.
- يتم تنسيق أي إدخال بيانات فيما يتعلق بالرمز البريدي أو العملة أو النسبة المئوية تلقائيًا بالطريقة الصحيحة في جدول بيانات Excel. وبالتالي، عند دمج البيانات الموجودة في مستند Word الخاص بك عبر البريد، تتم قراءة القيم الصحيحة.
- تأكد من تخزين جدول بيانات Excel الذي ستستخدمه لدمج البريد على الجهاز المحلي وليس على أي نظام آخر.
- تأكد من إجراء أي تغييرات مطلوبة، أو إضافة البيانات في جدول البيانات، قبل استخدامه لدمج البريد في Word.
5] تعليمات خطوة بخطوة حول دمج البريد مع Excel وWord
- افتح مستند Word، ثم انقر فوق المراسلات.
- عند النقر فوق "بدء دمج البريد"، يتم تزويدك بالعديد من الخيارات بما في ذلك الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني أو المغلفات أو التسميات أو الدليل. يمكنك اختيار الخيار المطلوب. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إنشاء خطاب، فحدد هذا الخيار.
- بعد ذلك، انقر فوق تحديد المستلمين. تتمثل الخيارات المتاحة لك في كتابة قائمة جديدة أو اختيار قائمة موجودة أو الاختيار من جهات اتصال Outlook الخاصة بك. نظرًا لأنك قمت بالفعل بإنشاء قائمة في برنامج Excel، فسوف تقوم بتحديد ذلك من خلال تصفح البيانات للعثور عليها.
- بمجرد العثور على ورقة Excel، انقر فوق جدول البيانات الذي أدخلت فيه البيانات محل الاهتمام.
- تتضمن الخطوة التالية النقر فوق خيار "إدراج حقل دمج" المتوفر على الشريط. سيعطيك هذا نظرة ثاقبة لجميع رؤوس الأعمدة المتوفرة في ورقة Excel. يمكنك تحديد العناصر التي تحتاجها في مستند Word أثناء دمج البريد.
- ابدأ الرسالة باتباع قواعد كتابة الرسائل. أدخل الحقول المطلوبة من ورقة Excel بالتنسيق المطلوب.
- أدخل متن الرسالة، بما في ذلك التحية. يمكنك استخدام الاسم الأول للمستلم من البيانات المدخلة في ورقة Excel بسهولة بالغة.
- قبل المضي قدمًا في إرسال المستندات أو طباعتها، من المهم التحقق منها. ويمكن القيام بذلك عن طريق النقر على معاينة النتائج. يمكنك التحقق من جميع الإدخالات من خلال النقر على الإدخالات الفردية أو العثور على المستلم.
- يمكنك إنهاء العملية بالنقر فوق "إنهاء ودمج".
إذا كنت ترغب في تحرير المستندات الفردية، فهذا الخيار متاح أيضًا. يمكنك أخيرًا طباعتها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني، مما يوفر لك الكثير من الوقت.
كل ما تريد معرفته عن جهاز JioFi 4G Wi-Fi
1 كيف
شكرًا لك على كتابة هذا المقال حول دمج البريد الإلكتروني لكل من Word وExcel! يعد كل من Excel وWord من الأدوات التي أرغب دائمًا في معرفة المزيد عنها، لذلك كانت هذه المقالة مفيدة حقًا. لم أكن أعلم أن وظيفة الدمج في Excel يمكنها قراءة جميع الوحدات تلقائيًا مثل العملة أو الرمز البريدي بنفس الطريقة التي يفعلها Excel.