إدارة الأعمال اليوم تتطلب منك القيام بمهام لا تُحصى. ففي لحظة، تتعامل مع مكالمات العملاء، وفي اللحظة التالية، ترد على رسائل البريد الإلكتروني، وتدير حسابات التواصل الاجتماعي، وتتابع الفواتير، وتحاول إيجاد الوقت للتخطيط لخطوتك الكبرى التالية.
ليس من المستغرب أن يجد حتى رواد الأعمال الأكثر خبرة أنفسهم في وضع صعب. وهنا تكمن صعوبة توظيف يمكن للمساعد الافتراضي (VA) أن يحدث فرقًا كبيرًا.
عند توظيف مساعد افتراضي، فإنك تستعين بمحترف ماهر يعمل عن بُعد لمساعدتك في إدارة المهام التي تستنزف وقتك. سواءً كان ذلك إدارة بريدك الوارد، أو جدولة اجتماعاتك، أو إعداد تقاريرك، أو إدارة حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، فإن المساعد الافتراضي يُتيح لك التركيز على الصورة الأكبر.
- الاستراتيجية والنمو والابتكار التي تحافظ على تقدم عملك.
وفي عالمٍ أصبح فيه العمل عن بُعد هو القاعدة، وخاصةً بعد جائحة كوفيد-19، ازداد الطلب على المساعدين الافتراضيين بشكلٍ كبير. السؤال ليس ينبغي لصحتك! استئجار مساعد افتراضي.أنا هو كيف للقيام بذلك بشكل فعال حتى تحصل على الشخص المناسب لاحتياجاتك.
الخطوة 1: حدد ما تحتاج إلى مساعدة فيه
قبل أن تنشر إعلانًا عن وظيفة، خذ خطوة إلى الوراء وحاول أن تعرف بالضبط ما تريد أن يفعله مساعدك الافتراضي.
ابدأ ب تدقيق الوقتلمدة أسبوع، راقب كيفية قضاء ساعات عملك. ما هي المهام التي تستهلك معظم وقتك؟ أي منها يُمكن لشخص آخر إنجازه؟
تتضمن المهام النموذجية التي يتفوق فيها المساعدون الافتراضيون ما يلي:
- الأعمال الإدارية مثل إدخال البيانات وتنسيق المستندات وإدارة البريد الإلكتروني.
- التقويم و جدولة المواعيد.
- إنشاء الفواتير ومتابعتها.
- جدولة المحتوى والمشاركة على وسائل التواصل الاجتماعي.
- البحث عبر الإنترنت وجمع البيانات.
- ردود خدمة العملاء.
لكن يمكنك أيضًا التفكير بشكل أوسع. يمكن لمساعد افتراضي ماهر أن يساعدك في إنشاء المحتوى، وتنسيق المشاريع، أو حتى في مهام متخصصة مثل إدارة الحملات الإعلانية أو تحرير الفيديوهات.
أهم النصائح لزيادة الإنتاجية في مكان العمليكمن السر في ملاءمة مهارات المساعد الافتراضي للمهام التي ترغب في إنجازها. كلما كانت احتياجاتك أكثر وضوحًا، كان من الأسهل عليك إيجاد الشخص المناسب.
الخطوة 2: فهم الفوائد المالية لتعيين مساعد افتراضي
إن توظيف مساعد افتراضي لا يهدف إلى توفير الوقت فحسب، بل يمكن أن يوفر لك المال أيضًا.
بخلاف الموظف بدوام كامل، يعمل المساعد الافتراضي حسب الحاجة. تدفع فقط مقابل الساعات أو المهام التي تحتاجها. تتراوح الأسعار بين 15 و100 دولار أمريكي للساعة، حسب مهارات المساعد الافتراضي وموقعه، مما يمنحك مرونة في تحديد ميزانيتك.
وبما أن المساعدين الافتراضيين يعملون عن بعد، فإنك تتخطى تكاليف مثل:
- مساحات مكتبية ومرافق.
- شراء المعدات.
- امتيازات الموظفين والتأمين.
- التدريب على المهام الروتينية.
يأتي عائد الاستثمار من القدرة على تركيز وقتك على الأنشطة التي تؤدي بشكل مباشر إلى زيادة الإيرادات، بينما يتولى مساعدك الافتراضي بقية المهمة.
الخطوة 3: اكتب وصفًا وظيفيًا واضحًا ومقنعًا
إعلان وظيفة مبهم سيجلب نتائج مبهمة. لتوظيف مساعد افتراضي يلبي توقعاتك، يجب أن يكون وصف وظيفتك محددًا ومدروسًا جيدًا.
تتضمن:
- نظرة عامة على عملك - ما تفعله، وأهدافك، وكيف ستساهم إدارة شؤون المحاربين القدامى.
- المسؤوليات اليومية والأسبوعية - قم بإدراج المهام الدقيقة التي سيتعاملون معها.
- الأدوات المطلوبة أو مهارات البرمجيات - على سبيل المثال، الخبرة مع Canva، مساحة عمل Google، أو جدولة وسائل التواصل الاجتماعي.
- التسليمات والجداول الزمنية - حتى يعرفوا كيف يبدو النجاح.
ولا تنسَ الجانب الإنساني. شارك قيم شركتك، وأسلوب تواصلك، وثقافة فريقك. المساعد الافتراضي المناسب ليس مجرد شخص يمتلك المهارات، بل هو شخص يناسب أسلوب عملك.
الخطوة 4: معرفة أين تبحث
عندما تكون مستعدًا لتعيين مساعد افتراضي، سيكون لديك الكثير من الخيارات.
المنصات الإلكترونية الشهيرة مثل أو ديسك للعمل عن بعديتيح لك موقع Freelancer وFiverr تصفح المرشحين والتحقق من التقييمات والتصفية حسب المهارة والخبرة والتقييم.
وكالات VA المتخصصة مثل Belay وTime Etc. وZirtual، يقوم المساعدون بالتحقق المسبق من مساعديهم ومطابقتهم لاحتياجاتك، مما يوفر لك الوقت في عملية الفحص.
لينكد إن تعتبر أداة قوية ليس فقط لنشر الوظائف، ولكن أيضًا للبحث عن الملفات الشخصية والتواصل مباشرة مع المرشحين.
لا تتجاهل شبكتك الخاصة أيهما. اسأل أصحاب الأعمال الآخرين إن كانوا يوصون بمساعدين افتراضيين. غالبًا ما تؤدي التوصيات إلى مرشحين موثوقين للغاية يتمتعون بسجل حافل من النجاح.
وإذا كنت نشطًا على وسائل التواصل الاجتماعيانضم إلى مجموعات فيسبوك أو مجتمعات لينكدإن للحصول على مساعدين افتراضيين. هذه المساحات مليئة بالمهنيين الباحثين عن عمل بنشاط.
الخطوة 5: إجراء المقابلات وتقييم المرشحين بدقة
بمجرد حصولك على القائمة المختصرة، حان الوقت للبحث بشكل أعمق.
بدلاً من الالتزام بالأسئلة العامة، استخدم الأسئلة المبنية على السيناريو لمعرفة كيفية تفكيرهم وحلّهم للمشكلات. على سبيل المثال:
- أخبرني عن موقفٍ اضطررت فيه للموازنة بين عدة مهام عاجلة. كيف أدرتَ وقتك؟
- ماذا ستفعل إذا تلقيت تعليمات غير واضحة لمهمة مهمة؟
أعطيهم القليل مهمة اختبار إذا كانت وسائل التواصل الاجتماعي جزءًا من الوظيفة، فاطلب منهم وضع خطة محتوى لمدة أسبوع. إذا كانوا سيتعاملون مع البريد الإلكتروني، فاطلب منهم صياغة بعض الردود الاحترافية.
تُظهر لك هذه التمارين مدى فهمهم لاحتياجاتك، واهتمامهم بالتفاصيل، وقدرتهم على التكيف مع أسلوبك.
الخطوة 6: انظر إلى ما هو أبعد من المهارات - تحقق من الملاءمة
حتى المساعد الافتراضي الأكثر موهبة لن يكون فعالاً إذا كانت أساليب عملك متعارضة.
أثناء عملية المقابلة، انتبه إلى كيفية تواصلهم، وردود أفعالهم، وما إذا كانوا يطرحون أسئلة مدروسة حول عملك.
اسأل عن ساعات عملهم المفضلة، والمنطقة الزمنية، ووسائل التواصل. إذا كنت بحاجة إلى شخص متاح خلال ساعات عمل محددة، فتأكد من ذلك مُبكرًا.
إن المساعد الافتراضي الذي يفهم أهدافك وقيمك وإيقاع عملك سوف يشعر وكأنه شريك أكثر من كونه مقاولًا - وهنا تحدث السحر حقًا.
الخطوة 7: تحديد التوقعات من اليوم الأول
بمجرد توظيف مساعد افتراضي، ابدأ بقوة. شارك عملياتك وأدواتك المفضلة وجدول التواصل. حدد أهدافًا وجداول زمنية قابلة للقياس ليتمكنوا من معرفة ما هو متوقع منهم بالضبط.
تساعد المراجعات المنتظمة على بناء الثقة والحفاظ على سير المشاريع على المسار الصحيح. وكن منفتحًا على الملاحظات - فالمساعد الافتراضي الجيد غالبًا ما يقترح طرقًا لتحسين سير العمل أو توفير الوقت.
الخلاصة
عندما تقوم بتعيين مساعد افتراضي بالطريقة الصحيحة، فأنت لا تقوم فقط بملء الدور - بل تقوم أيضًا بإضافة امتداد قيم لفريقك.
إن اختيار مساعد افتراضي مناسب سوف يحررك من روتين العمل اليومي، ويجلب مهارات جديدة إلى عملك، ويمنحك الوقت للتركيز على النمو والابتكار.
يبدأ كل شيء بمعرفة احتياجاتك، وكتابة وصف واضح للوظيفة، والبحث في الأماكن المناسبة، وتقييم المرشحين بعناية من حيث المهارات والملاءمة.
تكلفة نظام نقاط البيع للمطاعم؟إذا فعلت ذلك بشكل جيد، فقد يكون تعيين مساعد افتراضي واحدًا من أذكى القرارات التجارية التي ستتخذها هذا العام.
