مع تأثير جائحة كوفيد-19 الآن على الجميع تقريبًا الأعمال في جميع أنحاء العالم، اضطرت العديد من المؤسسات إلى إعادة هيكلة الطريقة التي تمارس بها أعمالها بشكل كامل. في حين أن نوع العمل سيحدد مدى حاجة نموذج العمل نفسه إلى التغيير، إلا أن هناك جانبًا حاسمًا يحتاج الآن إلى إدارته بشكل أفضل من ذي قبل.
بالنسبة للشركات التي لديها الكثير من الموظفين، يجب دائمًا تسجيل غياب الموظفين وتقديم بعض الوثائق.
قد يبدو هذا وكأنه عملية بسيطة، ولكن في ظل الوباء أصبحت الآن أكثر تعقيدا من أي وقت مضى. معرفة هذا، كيف ينبغي للمنظمة التعامل مع إدارة الغياب؟ هناك إجابة واحدة – التكنولوجيا.
إدارة الغياب المكسرات والمسامير
تقليديا، لدى معظم الشركات سياسة الإجازات المرضية التي يجب على جميع الموظفين الالتزام بها. قد يكون هذا نظامًا ورقيًا يذهب فيه الموظفون إلى الطبيب، ويتلقون مذكرة طبيب، ويقدمونها إلى موظفي الموارد البشرية المعنيين لإثبات أن لديهم سببًا طبيًا لوجودهم في إجازة مرضية.
ومع ذلك، نظرًا لكون فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) فيروسًا تاجيًا معديًا، يضطر العديد من الموظفين إلى القيام بذلك استدعاء المرضى دون مذكرة الطبيب. ونتيجة لهذا، اضطرت معظم الشركات والمنظمات إلى إعادة تقييم سياسات الإجازات المرضية الخاصة بها.
ليس من المفترض أن يذهب الموظفون الذين قد تظهر عليهم أعراض الفيروس، أو الذين ثبتت إصابتهم به، إلى عيادة الطبيب، أو الجلوس في غرفة الانتظار، وجمع ملاحظات الطبيب الخاصة بهم.
الآن، يجب على أصحاب العمل أن يفهموا أن موظفيهم لا يستطيعون العمل بسبب هذا الفيروس. وهذا في حد ذاته أمر يمكن فهمه بسهولة، ولكن إدارة العدد الكبير من الموظفين في إجازات مرضية يمكن أن يصبح مشكلة. هذا هو المكان الذي يمكن لتكنولوجيا إدارة الغياب أن تمد يد العون.
اختيار التكنولوجيا المناسبة
مع كل من هو غير أساسي العمل من المنزل إذا كان ذلك ممكنًا، فلا تزال هناك فرصة للإصابة بالفيروس عن طريق انتقاله من المجتمع. وهذا يعني أنهم لن يتمكنوا من العمل، على الرغم من أنهم في المنزل.
بالنسبة للموظفين المسؤولين عن تقديم غيابات الموظفين، لم يعد بإمكانهم الوصول إلى النسخ الورقية التي قد يحتاجون إليها. هذا هو الوقت المثالي للتبديل إلى التكنولوجيا التي تحتوي على عنصر إدارة الغياب.
عادةً ما تسمح البرامج التي تم إنشاؤها من أجل البيئة والصحة والسلامة بإنشاء ملفات تعريف الموظفين. ومن هناك، يمكن للموظفين تسجيل الدخول بسهولة إلى ملفهم الشخصي وتقديم مطالبة الإجازة المرضية الخاصة بهم. وهذا يسمح أيضًا بعدم الاتصال، وهو أمر ضروري خلال هذا الوقت.
سيتمكن الموظفون المسؤولون عن مراقبة الموظفين المرضى بسهولة من قياس حجم القوى العاملة الحالية، وتقديم توصيات حول كيفية تلبية المهام بقدرة منخفضة بسبب إصابة العمال بفيروس كورونا (COVID-19). لا يمكن للنظام الورقي القيام بذلك بكفاءة.
من المهم للشركات والمؤسسات أن تدرك أن هذا هو الوقت المناسب للتحول الرقمي، والاستمرار في تطبيق القواعد واللوائح المرتبطة بوقف انتشار فيروس كورونا (COVID-19). في بعض الأحيان، كل ما يتطلبه الأمر هو آلية بسيطة، مثل استخدام تقنية جديدة لتبسيط عملية الإجازة المرضية.
