ينشأ هذا السؤال عندما يحتاج مالك شهادة التوقيع الإلكتروني إلى التوقيع على مستند خارج أنظمة المعلومات التي لديها بالفعل آليات مدمجة لإنشاء التوقيع الإلكتروني والتحقق منه.
للحصول على توقيع إلكتروني، اتصل بأحد أمناء موقع Signnow.com المؤهلين، وأكمل نموذج التسجيل، وأدخل تفاصيل جواز السفر والرقم الضريبي. الآن، سوف تتعلم كيفية التوقيع إلكترونيا على وثيقة وتفعل ذلك بسهولة بنفسك في أي وقت.
ما هو المطلوب للتوقيع على وثيقة إلكترونية؟
يتم استخدام ختم إلكتروني مشفر يُعرف بالتوقيع الرقمي للتحقق من البيانات الرقمية، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني ووحدات الماكرو والمستندات الإلكترونية. ويؤكد التوقيع أن البيانات قد تم تقديمها وعدم تغييرها من قبل المنشئ الذي قام بالتوقيع عليها. ما هو المطلوب لتوقيع وثيقة إلكترونيا:
- ورقة مكتملة يجب التوقيع عليها. لا يمكن تغيير التوقيع بعد إنتاجه.
- توقيع إلكتروني معتمد شرعي. النوع الوحيد من التوقيع الذي يمنح السلطة القانونية على مستند بموجب القانون دون مزيد من الاتفاقيات بين أطراف إدارة المستندات الإلكترونية هو التوقيع الإلكتروني المؤهل.
- طرق التوقيع الرقمي. يجب على صاحب التوقيع تثبيت مجموعة من الأدوات البرمجية على جهاز الكمبيوتر الخاص به لاستخدام تقنية التوقيع الإلكتروني.
- سنتحدث أكثر عن تطبيق إنشاء التوقيع الإلكتروني لاحقًا. قد تكون خدمة عبر الإنترنت، أو تطبيقًا مستقلاً، أو مكونًا إضافيًا.
ماذا يضمن التوقيع الرقمي؟
سلطة الوثيقة الإلكترونية معترف بها قانونيا. تعتبر النسخة الإلكترونية من الوثيقة التي تحتوي على المعلومات اللازمة والتوقيع الإلكتروني للمؤلف هي النسخة الأصلية. يضمن التوقيع الرقمي ما يلي:
- أصالة. يتحقق التوقيع الرقمي من هوية المُوقع.
- النزاهة. يشهد التوقيع الرقمي على حقيقة أن محتويات المستند لم تتغير بعد التحقق من صحتها.
- عدم التنصل. يتم التحقق من مصدر المادة المعتمدة من خلال التوقيع الرقمي. لا يمكن الطعن في مشاركة الموقع في المواد الموقعة.
- التوثيق. في بعض الحالات، تكون التوقيعات الرقمية في ملفات Word أو Excel أو PowerPoint التي تم ختمها زمنيًا بواسطة خادم ختم زمني آمن مساوية للتوثيق.
كيفية التوقيع على مستند إلكتروني والتحقق من التوقيع الإلكتروني
يتم التوقيع على المستند الإلكتروني عندما يقوم الموقع بإضافة بيانات إلكترونية في شكل توقيع إلكتروني إليه. وهذا يمنح الوثيقة الإلكترونية سندًا قانونيًا ويلزم الموقع بحقيقة أنه قد تمت الموافقة عليها أو التصديق عليها أو تأكيدها من قبل الموقع.
لا يمكن نقل التوقيع الإلكتروني المؤهل إلى شخص آخر، ولا يجوز استخدامه إلا من قبل المالك، الذي تم تضمين معلومات هويته في شهادة المفتاح العام.
التوقيع الإلكتروني هو نسخة رقمية من التوقيع المكتوب بخط اليد يضمن دقة وسلامة المعلومات الواردة في المستند ويجعل من الممكن تحديد من قام بالتوقيع عليه. ليس من الضروري إعادة إنتاج التوقيع أو طبعة الختم بشكل مرئي على مستند إلكتروني تم التوقيع عليه (المتفق عليه) باستخدام توقيع إلكتروني أو مختوم بختم إلكتروني.
ما هي أفضل طريقة لتخزين المستندات؟
يتوفر تخزين دائم وطويل الأجل للمستندات لمدة تصل إلى 10 سنوات، كما هو الحال مع التخزين المؤقت للمستندات. ينصح بالحفاظ على أوراق الفئة الأولى بشكل ورقي، بما في ذلك المواثيق وجداول التوظيف والوثائق التأسيسية والملفات الشخصية.
تعد النقود والسجلات المصرفية والمذكرات واتفاقيات القروض والضمانات والتعهدات والأوراق الأخرى المتعلقة بالمعاملات كافية لحفظها إلكترونيًا. يعد التنسيق الإلكتروني مناسبًا أيضًا للسجلات التي سيتم حذفها بمجرد مرور فترة الاستبقاء.
التوقيع الإلكتروني الآمن مضمون
تعتبر المستندات الإلكترونية بمثابة أدلة إلكترونية، لذا يمكنك استخدامها في المحكمة. ويجب عليهم الالتزام بتقييم المحكمة للأدلة والمبادئ العامة للإثبات. يتم ضمان التوقيعات الإلكترونية الآمنة بواسطة SignNow:
- استخدم تنظيم حماية البيانات يتم الالتزام به من قبلنا. نحن ملتزمون بالحصول على بياناتك الشخصية ومعالجتها والحفاظ عليها بشكل مسؤول وعلني.
- أمان TLS. تضيف تقنية تشفير المستندات الحديثة مستوى آخر من الحماية.
- القيمة الدائمة للطابع الزمني. ويتم التحقق من التوقيعات الرقمية على مستوى أعلى، مما يضمن عدم إمكانية تغييرها أو تزويرها.
- التوقيع الإلكتروني. يعد توقيعنا الرقمي نوعًا أكثر تطورًا من التوقيع الإلكتروني مع ميزات أمان أكثر قوة.
لمستندات PDF
توجد وحدة CryptoPro PDF منفصلة تسمح لك بإنتاج التوقيع الإلكتروني والتحقق من صحته في Adobe Acrobat وAdobe Reader وAdobe LiveCycle ES. عند استخدامه مع Adobe Reader، يتم تقديم CryptoPro PDF مجانًا.
هناك إصدارات تجريبية من المنتجات الأخرى أيضًا، وبعد ذلك يجب عليك شراء ترخيص. فمن الضروري التثبيت والإعداد Acrobat Reader DC أو Adobe Acrobat Pro للعمل مع CryptoPro PDF قبل إضافة توقيع إلكتروني إلى مستند PDF.
مزايا SignNow
- تم استخدام التوقيعات الإلكترونية من قبل الشركات لتصبح رقمية لسنوات عديدة. لقد ساعدت العديد من الحالات والقنوات عملائنا في القطاعات المنظمة على الحصول على قبول واسع النطاق ووقت أسرع لتحقيق الربحية.
- منصة قابلة للتطوير: تقدم الشركة منصة قابلة للتطوير وبنية تكاملية لدعم اعتماد التوقيعات الرقمية في عملك. الاستفادة من الخدمات المشتركة لتقليل الوقت اللازم للتسويق.
- الأمان المعزز: يمكنك حماية أوراقك وتوقيعاتك باستخدام تقنية التوقيع الرقمي. بعد قيام كل مستخدم بتوقيع المستند رقميًا، يضيف موقع Signnow.com توقيعًا رقميًا وختمًا واضحًا للتلاعب لحماية سلامة المستند والتحقق من التغييرات بين الموقعين.
- واجهة المستخدم الخاصة ببرنامج تشغيل الطباعة قابلة للمقارنة بواجهة الطابعة. لإرسال المستند إلى موقع Signnow.com، ما عليك سوى اختياره كما تفعل مع أي طابعة أخرى على شبكتك.
