إلى تصبح أكثر إنتاجيةمن المهم أن تجد العادات التي تناسبك وتلتزم بالروتين الذي طورته. فيما يلي خمس نصائح بسيطة لمساعدتك في إنجاز المزيد من المهام.
أساس اليوم المثمر هو التركيز
عندما نركز، ننجز الأمور بشكل أسرع. وإذا كنا مشتتين، فإن دماغنا لا يستطيع الانغماس بالكامل في العمل، ولا ننجز أي شيء ونشعر بالتوتر. قدرتنا على اتخاذ القرارات و فكر بشكل خلاق يعاني. بالطبع، من المستحيل عدم تشتيت انتباهك أثناء النهار، لكن لا يزال بإمكانك المحاولة.
إحدى الطرق للحفاظ على التركيز هي العثور على وضع مريح على الطاولة. حاول تجنب الانحرافات الجسدية والتركيز على العمل الذي تقوم به اكتب ورقة، فمثلا.
للتحكم في حياتك، تحكم في وقتك
الوقت هو المورد الأكثر قيمة في العمل. يمكنك إدارة المزيد إذا كنت تتحكم في وقتك وتعرف بالضبط ما تفعله ومتى تفعله. لكن لا يمكنك أبدًا استعادة الوقت الذي أهدرته.
يحاول الأشخاص ذوو الإنتاجية الفائقة قضاء كل دقيقة متاحة لصالحهم. خصص وقتًا لكل الأشياء التي عليك القيام بها خلال اليوم. يجب أن تكون كل مهمة واقعية وقابلة للتنفيذ ولها إطار زمني واضح. بهذه الطريقة سيكون من الأسهل عليك التركيز وستنجز المزيد من العمل.
تأكد أيضًا من التخطيط لفترات الراحة. سيساعدك المشي لمسافة قصيرة أو قراءة كتاب أو بث صوتي على تشتيت انتباهك واستعادة طاقتك.
عندما تواجه المكاسب الصغيرة انتكاسات كبيرةيجب أن تساعدك الأنشطة اليومية على تحقيق أهداف كبيرة
حاول أن تفهم مدى ارتباط أنشطتك ومهامك اليومية بالأهداف الكبيرة لشركتك. عندما لا ندرك أهمية عملنا، فمن المرجح أن نترك الأمور دون حل أو نتركها لوقت لاحق. إن إدراك أنه حتى المهام الصغيرة والمملة تساعدك على التحرك نحو الأهداف الكبيرة سيسهل عليك إكمال أي مهام يومية.
ركز على الشيء الأكثر أهمية
من المحتمل أن يكون لديك الكثير من الأشياء للقيام بها في يوم واحد، ونصفها ليس لديك الوقت للقيام به. لذا خصص حوالي 30 دقيقة كل صباح للتخطيط للأشياء الرئيسية التي عليك القيام بها لهذا اليوم.
فكر في ما هي مهمتك الأكثر أهمية لهذا اليوم؟ حاول إكمال مثل هذه المهام في النصف الأول من اليوم، فهذا سيساعدك على تحفيزك وإنجاز بقية مهامك في الوقت المناسب.
اتبع هذا النهج كل يوم. حاول معرفة أي وقت من اليوم هو الأسهل بالنسبة لك للتركيز، والتخطيط لتلك الذروة من الإنتاجية للمهام الأكثر صعوبة.
لا تصرف انتباهك عن مهمة لإنجاز أخرى
حاول العمل على كل مهمة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. هل تتذكر كم مرة نقرأ رسالة واردة، ثم نغلقها، ثم نفتحها مرة أخرى، وما زلنا لا نرد عليها؟ وهذا يمنعنا فقط من التركيز على العمل المهم.
لذا، عندما تشتت انتباهك بسبب مكالمة أو رسالة غير مجدولة، اطلب من أحد زملائك الرد عليها، أو الرد عليها بنفسك إذا لم يستغرق الأمر أكثر من دقيقتين. إذا استغرقت الإجابة أكثر من خمس دقائق، فمن الأفضل أن تضعها في قائمة مهامك وتعود إلى ما كنت تعمل عليه. فقط عندما تنتهي من المهمة الأولى، تعامل مع المهمة التالية.
مقابلة مع براديب كومار من مدونين HellBoundأفضل نصيحة لأولئك الذين يريدون مواكبة كل شيء.
يمكن لفكر إدارة الوقت هذا أن يحدث فرقًا كبيرًا في يومك اليوم. انها بسيطة مثل العبقرية!
ما لدينا حقا محدود.
نعم، أنت لست مخطئا، لا توجد طريقة يمكنك من خلالها القيام بكل شيء. العالم اليوم يقنعنا أنه لا توجد حدود. يوصي الإعلان بإخراج كل شيء من الحياة، والاستفادة القصوى من اللحظة، والإيمان بأن المستحيل ممكن. وكل فكرة منطقية، لكنها معًا تصبح كذبة صارخة!
نحن مقيدون بالوقت، والاحتياجات الفسيولوجية، وعلم الوراثة، والظروف الاقتصادية والسياسية، وما إلى ذلك. إن تجاهل كل هذا أمر أحمق بل وخطير، لأن الوجه الآخر للتوتر الدائم والعيش إلى الحد الأقصى هو المرض النفسي، لا أكثر ولا أقل.
لذا، لموازنة ادعاءات القدرة البشرية المطلقة، دعونا نتحدث اليوم عن اثنين من القيود التي لا جدال فيها.
الوقت:
اشتكت إحدى العملاء مؤخرًا من أنه ليس لديها وقت لأي شيء في العمل، وعليها البقاء متأخرة لمدة ساعتين على الأقل، وترغب حقًا في المغادرة في الوقت المحدد، لأن زوجها وطفلها ينتظرانها في بيت. وعليه يطلب العميل تعلم "الإدارة السليمة للوقت".
نناقش ما هي مسؤولياتها وما يتكون منه يوم العمل النموذجي. اكتشفت أن واجباتها تشمل: إجراء التدريب، وتقييم الموظفين، وتطوير مشروع جديد لتقديم ندوات عبر الإنترنت إلى السلسلة (حوالي 70 متجرًا)، وتنظيم حياة الشركة. الجدول الزمني لليوم.
9:00-9:30 صباحًا - الاجتماع مع الإدارة.
11:00-17:00 - التدريب اليومي مع الموظفين (بالإضافة إلى التدريب قبل وبعد 30 دقيقة لكل منهما).
كل شيء، توقف! ويكفي أن نفهم: المشكلة ليست في إدارة الوقت، ولكن في حقيقة أن الاجتماع والتدريب يستغرقان 90٪ من وقت العمل! وهذا مثال واضح جدًا على الخطأ الذي نرتكبه غالبًا.
الاحتياجات الفسيولوجية
المستوى الأول من احتياجات الإنسان حسب هرم ماسلو هي الفسيولوجية (النوم، الماء، الغذاء، الهواء). ماذا يعني هذا في سياق موضوعنا؟ الطاقة التي نأخذها من أجل إنفاقها لاحقًا.
في كل مرة نتحرك، ننفق كمية معينة من الطاقة. نحن مقيدون بكمية ما لدينا. إذا لم يكن لدينا ما يكفي من الطاقة عندما نكون محرومين ومثقلين بالنوم، فإن جسمنا سيختار عدم القيام بمهمة أخرى، بل ببساطة التعرق (اقرأ "الحفاظ على الطاقة")، على سبيل المثال، عن طريق ركوب الأمواج بلا هدف على سطح الماء. وسائل التواصل الاجتماعي.
وتكمن الصعوبة الرئيسية في صعوبة قياس مستويات الطاقة، خاصة وأن جسم كل شخص يعمل بشكل مختلف. يحتاج بعض الأشخاص إلى خمس ساعات فقط من النوم يوميًا للتعافي، بينما يشعر البعض الآخر بالارتياح فقط عندما يحصلون على ثماني ساعات كاملة من الراحة. يحتاج الأشخاص ذوو التمثيل الغذائي السريع إلى كمية أكبر من السعرات الحرارية يوميًا ليشعروا باليقظة.
لذلك لا توجد وصفات عالمية هنا، بل توصيات مشتركة فقط.
تحرك أكثر؛
الذهاب إلى السرير الساعة 10:00 مساءً؛
الحصول على تدليك.
ممارسات التنفس؛
المشي في الهواء الطلق.
ويجب اختبار كل نقطة من هذه النقاط على نفسك بشكل منفصل، محاولًا فهم ما الذي يمنحك الطاقة حقًا والشعور بالرضا وما الذي لا يمنحك ذلك.
كيف تتعلم النظر في القيود
الوقت:
الآن، بعد أن كررت لكم قليلًا حقيقة أن وقتنا وطاقتنا محدودان، أقترح إجراء تجربة. لمدة أسبوع، تحتاج إلى الاحتفاظ بمذكرة تصف فيها أنشطتك اليومية وما الذي يعطيك ما يسلبك طاقتك.
احسب مقدار الوقت الذي يجب أن تستغرقه للقيام بكل هذه الأشياء.
أجب على نفسك السؤال: هل لديك هذا الوقت؟ انظر بعناية إلى جدولك الأسبوع الماضي وتذكر أنه يجب عليك ترك 30% من وقت الفراغ لحالات الطوارئ عند إسناد الأمور.
إذا كان لديك هذا الوقت، فانتقل إلى النقطة المتعلقة بالاحتياجات الفسيولوجية والطاقة.
إذا لم يكن لديك هذا الوقت، فأنت تريد المستحيل. وإذا كنت تريد المستحيل وتلوم نفسك على عدم القيام بالمستحيل، فأنت تظلم نفسك بشدة. ولديك عدة خيارات:
استمر في تعذيب نفسك لأنك لم تفعل المستحيل.
تقبل حقيقة أنك لست كلي القدرة، وافعل ما يلي.
حدد أولويات الأشياء وافعل أولاً "يجب أن تكون مسألة حياة أو موت"، ثم "مرغوب فيه للغاية، وإلا فقد تكون هناك عواقب وخيمة" وأخيرًا "أود أن، ولكن بخلاف ذلك ستكون العواقب ضئيلة"؛
إعادة توزيع المهام. هل أنت متأكد من أنه يمكنك القيام بكل هذه المهام حصريًا؟ ربما تتحدث مع رئيسك في العمل عن قائمة بأهم مهامك وإمكانية تعيين مساعد له؟ أو هل يمكن لشخص مقرب منك أن يتولى بعض الأعمال المنزلية؟
الاحتياجات الفسيولوجية والطاقة
إحدى علامات تدفق الطاقة بشكل متناغم هو الشعور بالنشاط في الصباح. هذا يعني أن لديك ما يكفي من الطاقة لمواجهة يومك الجديد. إذا استيقظت وأنت تشعر بحالة جيدة ومعنويات جيدة ولديك وقت في جدولك للقيام بالأعمال المنزلية، فأنا لا أفهم سبب قراءتك لهذا المقال على الإطلاق!
كيف تشعر بالتحسن والثقة في نفسك في لحظةبخلاف ذلك، انتبه إلى ما يمنحك الطاقة خلال النهار وما الذي يسلبها منك. إذا قضيت اليوم كله تركض مثل السنجاب في عجلة، وتقوم بكل العمل الذي لا تحبه، وليس لديك دقيقة واحدة لتجنيبه، وتوبخ نفسك لعدم وجود وقت للقيام بشيء آخر، فأنا أسارع ليقول: أنت لست مهرًا خالدًا. أنت تقود نفسك إلى قبر مبكر، وتحتاج إلى إعادة تقييم أولوياتك.
ألقِ نظرة أخرى على ملاحظاتك من الأسبوع السابق وفكر فيها:
وما الذي يمنحك الطاقة؟ ما هي الأنشطة الأخرى (ساعة إضافية من النوم، التدليك، المشي في الهواء الطلق) التي يمكنك إضافتها إلى جدولك للحصول على المزيد من الطاقة؟
ما الذي يسلب الطاقة وما الذي يمكنك التخلي عنه؟ حان الوقت للتفكير في تحديد الأولويات وإعادة توزيع المسؤوليات.
كيف يمكنك تنظيم نفسك وعائلتك بحيث يكون هناك المزيد من الأشياء التي تمنحك الطاقة وعدد أقل من الأشياء التي تستهلك الطاقة؟
بعد الإجابة على هذه الأسئلة قم بما يلي.
ضع خطة عمل وتذكر أن تغيير كل شيء مرة واحدة أمر صعب، لذا قم بإجراء تغيير واحد أو اثنين في الأسبوع.
احصل على دعم أحبائك وعاملهم باحترام: اشرح لهم سبب أهمية هذه التغييرات بالنسبة لك، وكن مستعدًا لمقاومتها.
كافئ نفسك حتى بالنسبة للنجاحات الصغيرة (مع عملية شراء لطيفة لنفسك فقط، بكلمات الثناء) ولا تأنيب نفسك بسبب الفشل. إذا لم تنجز شيئًا هذا الأسبوع، فلا بأس، وستفعله الأسبوع المقبل.
لذلك، أيها الأصدقاء، في محاولة للقيام بكل شيء، تأكد من تذكر قيود الوقت وقدراتك ولا تصدق الاتجاهات الشعبية. لا توجد طريقة يمكنك من خلالها القيام بكل شيء. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك إنجاز كل شيء!
