في المراحل الأولى من العمل، يمكن التحكم في معالجة الفواتير يدويًا. ومع ذلك، مع التوسع، تصبح جداول البيانات والطرق اليدوية الأخرى غير عملية. علاوة على ذلك، يمكن أن تؤدي العمليات اليدوية إلى فقدان الفواتير، وتأخير المدفوعات، وحتى الاحتيال، مما يضر بنتائجك النهائية ويضر بعلاقاتك مع البائعين.
إذًا، كيف يمكنك تحسين إدارة فاتورتك وتجنب الأخطاء المكلفة؟ وكيف يمكنك تحسين الرؤية في جميع أنحاء عملية حسابات الدفع؟ من خلال تنفيذ حل معالجة الفواتير الآلية. لذا، ستتناول هذه المقالة المعالجة الآلية للفواتير، وكيفية عملها، وفوائدها.
ما هي المعالجة الآلية للفواتير؟
إنه برنامج تستخدمه الشركات للمساعدة في نهاية المطاف في تبسيط عمليات الحسابات الدائنة عن طريق دفع فواتير الموردين تلقائيًا. وهو يستلزم استخراج بيانات الفاتورة من النظام ونقلها بسلاسة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام الحسابات الدائنة، مما يسمح بإجراء الدفعات في دقائق.
بشكل عام، تتضمن المعالجة الآلية للفواتير أتمتة ما يلي:
- مطابقة الأسعار.
- الاهتمام بأوامر الشراء.
- إدخال البيانات.
- تحويل الدفع الرقمي.
- تبسيط سير العمل، من بين أمور أخرى.
يمكن لحل الأتمتة الذكي التعامل مع إدارة الفواتير بكفاءة. تعتمد مسؤولية معالجة الفواتير على الحسابات المستحقة الدفع. تتضمن الطريقة التقليدية إدخال بيانات الفاتورة بانتظام، وإنشاء فواتير ورقية، ومطابقة أوامر الشراء، وحفظها إلى أجل غير مسمى. إنه إجراء مرهق يساهم في خلق بيئة غير فعالة.
بالإضافة إلى ذلك، يتم استلام الفواتير عن طريق البريد والفاكس والبريد الإلكتروني وغيرها من الوسائل. ولهذا السبب تحتاج عملية الحسابات الدائنة إلى الأتمتة. إنها الخطوة التالية في عملية المعالجة اليدوية. الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) يمكن أن يساعد قسم الدفع في تسريع النظام الذي يستغرق وقتًا طويلاً.
ما هي الحاجة إلى معالجة الفواتير الآلية؟
تستغرق الأعمال متوسطة الحجم حوالي 25 يومًا لمعالجة فاتورة واحدة من الاستلام إلى الدفع يدويًا. يمكن أن ينمو هذا أكثر إذا زاد عدد الفواتير جنبًا إلى جنب مع عدد نقاط الاتصال اليدوية، مما يؤدي إلى خسارة هائلة في الوقت والموارد للشركة:
- تزيد المعالجة اليدوية للفواتير من احتمالية حدوث الأخطاء والدفعات المزدوجة.
- بصرف النظر عن ذلك، فإن التهديد بالاحتيال على الموظفين واختلاس الموارد يلوح في الأفق بشكل كبير في معظم المؤسسات، حيث كان أكثر من 74٪ منها أهدافًا لعمليات احتيال الدفع في عام 2020.
وتؤدي هذه العوامل إلى تأخير معالجة الفواتير وتوتر العلاقات مع الموردين، مما يؤثر في النهاية على إنتاجية المؤسسة. ونتيجة لذلك، يصبح استبدال العمليات اليدوية بمعالجة الفواتير الآلية أمراً لا مفر منه لضمان أن العملية برمتها دقيقة وفعالة وخالية من الأخطاء.
كيف تعمل المعالجة الآلية للفواتير؟
عندما قسم المحاسبة عند استلام فاتورة من أحد الموردين، تبدأ الطريقة التقليدية لإدارة مستندات الفاتورة. وقد تمت مطابقتها والموافقة عليها في هذه المرحلة. إذا كان مبلغ الفاتورة كبيرًا، فعادة ما تكون هناك حاجة إلى موافقة إضافية.
بعد ذلك، يجب إدخاله في النظام و"نشره" للدفع. ثم يتم الدفع. اعتمادًا على الشركة، يمكن أن تتضمن عملية الفوترة اليدوية ما يصل إلى 15 خطوة. يعد هذا قدرًا كبيرًا من الوقت، خاصة عند التعامل مع فواتير متعددة.
الفواتير الآلية تصل إلى صلب الموضوع. أولاً، يتم مسح الفاتورة ضوئيًا وإدخالها في نظام المحاسبة الرقمي عند وصولها. هذا النوع من التقاط البيانات (المعروف أيضًا باسم التقاط الفاتورة) يلغي ساعات من إدخال البيانات يدويًا.
سيقوم برنامج أتمتة الفاتورة بعد ذلك بنقل البيانات إلى مستند يمكن البحث فيه عن نص. بعد ذلك، يمكن لنظام الإدارة الآلي استخراج بيانات الفاتورة وتعيينها لتذكر الحقول التي يجب التقاطها وتسجيلها في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
يتضمن ذلك معلومات مثل اسم المورد ومبلغ الشراء والكمية وما إلى ذلك. بعد ذلك، يتم توجيه الفواتير إلى الجهات المختصة لمراجعتها والموافقة عليها.
الفوائد
هناك العديد من المزايا لاستخدام برامج معالجة الفواتير الآلية. فيما يلي الأسباب التي تجعل تعلم كيفية أتمتة معالجة الفواتير مفيدًا لشركتك:
وفورات في التكاليف
إحدى المزايا الأساسية لمعالجة الفواتير الآلية هي أنها تساعد على تقليل تكاليف المكتب الخلفي عن طريق تقليل الجهد اليدوي. ببساطة، لن يحتاج فريق المحاسبة الخاص بك بعد الآن إلى مراجعة كل فاتورة يدويًا. وبدلاً من ذلك، يمكن أن تكون بمثابة نسخة احتياطية إذا كان برنامج معالجة الفواتير الآلي الخاص بك غير متأكد من البيانات التي تم استخراجها.
تقليل الأخطاء
نظرًا لأن المعالجة الآلية للفواتير تقضي على احتمالية حدوث خطأ بشري، فمن المرجح أن تواجه فواتيرك مشكلات أقل. بالإضافة إلى ذلك، فإن تقليل أو إلغاء المدفوعات المتأخرة أو الفائتة يمكن أن يساعد في تحسين العلاقات مع الموردين.
وقت التحول السريع
باستخدام نظام معالجة الفواتير الآلي، يمكن لشركتك تحقيق أوقات تسليم أسرع بكثير للفواتير، مما يقلل العبء الإداري على فريق المحاسبة لديك ويعزز العلاقات الجيدة مع الموردين لديك.
رضا العملاء
تضمن عملية دفع الفواتير السلسة والبسيطة تفاعل العملاء الإيجابي مع كل معاملة.
إضفاء الطابع الشخصي على الفواتير الخاصة بك
يتم تضمين منصة العملاء التي تحمل شعارك وعلامتك التجارية حيث يمكن للعملاء عرض فواتيرهم وسجل معاملاتهم وإجراء الدفعات مع الحفاظ على بيئة آمنة لا تنسى ومهنية في الحلول الحديثة.
4 أشياء أساسية تحتاجها عند بدء مشروع تجاريتحسين استغلال وقت الموظف
بدلاً من التركيز على المهام ذات التأثير المنخفض نسبيًا مثل معالجة الفواتير، يمكن لموظفيك تكريس وقتهم للأنشطة ذات القيمة الأعلى التي قد تفيد الشركة بشكل أكبر.
عيوب
على الرغم من أن مزايا المعالجة الآلية للفواتير كبيرة، فمن المهم أن نتذكر أن هناك بعض العيوب. والأهم من ذلك، أن هذه الأنظمة التي تستخدم التعلم الآلي قد تواجه صعوبة في التقاط البيانات من الفواتير التي لا تتبع تنسيقًا قياسيًا.
من ناحية أخرى، غالبًا ما تكون أنظمة معالجة الفواتير الآلية دقيقة للغاية عند التعامل مع البيانات الرقمية. ومع ذلك، عندما يتم تضمين عناصر أخرى، مثل الشعارات أو الرسوم البيانية، في الفاتورة، قد تكون البيانات أقل موثوقية. بالطبع، نظرًا لأنه تطور جديد، فإن البرنامج يتحسن، لكن تذكر أن هذه الأنظمة ليست معصومة من الخطأ.
حلول برمجية لمعالجة الفواتير الآلية
لقد اندلع هذا البرنامج باعتباره يغير قواعد اللعبة. التكنولوجيا وقد أدى ذلك إلى توفير كبير في العمالة والتكاليف مما أدى إلى إعادة هيكلة صناعة المحاسبة. ونتيجة لذلك، تعتبر برامج معالجة الفواتير، مثل برامج معالجة النصوص، ضرورية من قبل العديد من المنظمات.
وفقًا لآخر تقرير، يوجد ما يقرب من 3757 طلبًا لمعالجة الفواتير في جميع أنحاء العالم. ضع في اعتبارك العوامل التالية عند البحث عن أداة يمكن لفريقك المالي استخدامها:
وحدة التحكم الموحدة
كل شيء في متناول يدك مع أتمتة الحسابات الدائنة. تتم إدارة الأنظمة الأساسية عادةً من خلال لوحة تحكم واحدة، والتي توفر التحكم في المشترين والبائعين والفواتير والمدفوعات والبيانات المالية وما إلى ذلك. يجب أن يتعامل سير عمل المعالجة مع المهام التالية:
- الفواتير المتكررة.
- الفواتير لمرة واحدة.
- نماذج الشحن المقاسة والحجم والمتدرج.
- إدارة الاشتراك.
التخصيص
يجب أن يكون العملاء قادرين على إنشاء مسارات عمل مخصصة باستخدام حلول فواتير مخصصة باستخدام منصة أتمتة فائقة. تقلل العملية السلسة من عدد الاستثناءات والنزاعات.
كيفية جعل تخطيط عملك ناجحاللحد من تسرب النظام، يجب على الشركة تنفيذ معالجة الاستثناءات الآلية. يمكّنك هذا الامتثال المتزايد من إنشاء فاتورة بناءً على المهام أو أسعار الموظفين.
ستسمح منصة البرامج الذكية أيضًا للشركة بوضع علامة تجارية لنفسها. على سبيل المثال، يمكن استخدام الشعارات المخصصة والنصوص والإضافات الاختيارية مع الفواتير للحفاظ على اتساق العلامة التجارية.
إدارة العلاقة
لقد كانت الأتمتة بمثابة علاج لإدارة العلاقات في كل صناعة وكل دور وظيفي. يساعد على منع الناس من إسقاط الكرة. التمويل ليس استثناء.
يمكن للموردين رؤية علاقتهم بشركتك بفضل برنامج معالجة الفواتير. ونتيجة لذلك، يمكن لجميع الأطراف رؤية الدفعات والأوامر والفواتير. كما يسمح للشركة بأن تقدم للمورد عدة خيارات للفواتير الإلكترونية.
الرصد وإعداد التقارير
بفضل شفافية أتمتة الفواتير، يمكن للشركات مراقبة النفقات بسهولة ومعرفة ما يتم إنفاقه ومتى يتم إنفاقه وأين يتم إنفاقه. وبعد ذلك، قم بتشغيل تقارير ثاقبة في الوقت الفعلي لاتخاذ خيارات عمل سريعة. كلما زاد عدد بيانات الفاتورة التي تم مسحها ضوئيًا في النظام، أصبح من الأسهل اكتشاف الأنماط والاتجاهات.
الدولي
تتيح أداة معالجة الفواتير الآلية للشركة البقاء على اتصال عالميًا دون متاعب الأعمال الورقية. ابحث عن برنامج متعدد اللغات يأخذ في الاعتبار لوائح ضريبة القيمة المضافة الخاصة بكل بلد.
إن القدرة على بيع المنتجات ومعالجتها عالميًا تفيد بشكل كبير توسيع العمليات. يمكنك التحكم في تعقيد الأعمال على نطاق عالمي من خلال حل متكامل.
العمليات
يعد برنامج معالجة الفواتير أداة عليا للعمليات. يجب على أي شخص سئم من دفع الورق أن يصفق لهذا النوع من البرامج. ومع ذلك، يجب أن يسهل النظام أيضًا إدارة المعاملات التي تتم باستخدام بطاقات الائتمان، وACH/EFT، وPayPal.
يمكن للحسابات الدائنة استخدام الفوترة الآلية لضمان مطابقة الخدمات لأوامر الشراء والإيصالات. علاوة على ذلك، يجب أن تسمح المنصة للمحاسبة بالتحقق من حالة الفاتورة بشكل مستمر، مع مؤشرات مثل "قيد المعالجة" أو "تمت الموافقة عليها" أو "لم يتم دفعها".
لماذا تختار Invensis لأتمتة معالجة الفواتير؟
يستخدم حل Invensis الذكي لمعالجة الفواتير الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتقليل أخطاء استخراج البيانات، وزيادة وقت التنفيذ، وتوفير طريقة فعالة من حيث التكلفة لمعالجة الفواتير.
أنت بحاجة إلى حل المعالجة الآلية الشاملة للفواتير من Invensis إذا كنت بحاجة إلى:
- حل معياري يمكن أن يتكيف مع أي قالب فاتورة أو تنسيق أو تخطيط أو نمط.
- حل يسمح لفريق الحسابات الدائنة لديك بالتركيز على مهام أخرى غير إدخال البيانات يدويًا، مما يسمح لك بتنمية أعمالك.
- حل يوفر دقة لا مثيل لها في استخراج البيانات بنسبة 100 بالمائة لأزواج القيمة الرئيسية والعناصر السطرية.
- حل بسيط للدمج في النظام الخاص بك.
إنفينسيس تكنولوجيز هي شركة متخصصة في تقديم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة. نحن إحدى الشركات الرائدة في مجال الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة مع أكثر من 20 عامًا من تقديم خدمات شاملة للحسابات الدائنة.
نحن نقدم خدمات سريعة وفعالة تمكن مؤسستك من تبسيط عملياتها المالية والمحاسبية وتحقيق الكفاءة التشغيلية.
