بدء عملك الخاص يمكن أن تكون مثيرة وساحقة في نفس الوقت. بعد أن تحدد موقعك أخيرًا، تأتي المهمة الشاقة المتمثلة في ملئه بالأثاث والمعدات بعد ذلك. ولكن قبل أن تنشغل بإنفاق رأس مالك الثمين، خذ خطوة إلى الوراء لتقييم ما يحتاجه عملك حقًا.
ضع في اعتبارك حجم عمليات عملك، وعدد الموظفين الذين تقوم بتعيينهم ومن منهم سيحتاج إلى معدات متخصصة. فكر في المبلغ الذي ستستخدم فيه المعدات وما إذا كنت بحاجة حقًا إلى شرائها أو ما إذا كان هناك خيار لاستئجارها بدلاً من ذلك.
يؤهلك الشراء للملكية، في حين أن استئجار المعدات المكتبية يمكن أن يوفر لك المرونة اللازمة لاستخدام الجهاز على الفور دون إنفاق مبلغ هائل من المال. هناك إيجابيات وسلبيات مختلفة لشراء المعدات المكتبية مقابل تأجيرها وتحتاج إلى تقييمها لمعرفة ما هو مناسب لك.
إذا كنت تخطط بعناية، فيمكنك التحكم في ميزانيتك عن طريق شراء أو استئجار ما هو ضروري فقط. فيما يلي بعض المعدات الأساسية التي يحتاج كل عمل إلى الاستثمار فيها في البداية.
1] أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة
يعد الكمبيوتر أحد الأشياء الأولى التي تحتاجها عند فتح عملك. سواء كان جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز كمبيوتر سطح المكتب، المهم هو اختيار نموذج قوي يمكنه التعامل مع جميع اتصالات عملك.
يستخدم العديد من أصحاب الأعمال المبتدئين أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية الخاصة بهم في البداية، ومع ذلك، فمن الأفضل في الواقع شراء محطة عمل منفصلة لعملك فقط.
اللوحة نصائح وأفكار لتسويق الأعمالوذلك لأنه عندما يبدأ عملك في العمل، فمن المرجح أنك ستتعامل مع الملفات السرية ومعلومات العميل الحساسة التي لا تريد أيضًا خلطها مع صور عائلتك أو مقاطع السفر أو وصفات الجواكامولي.
عند شراء محطات عمل لموظفيك، لا تقع في فخ شراء أجهزة مماثلة لأسباب جمالية أو لأسباب تتعلق بالخصم، لأنه من المحتمل أن ينتهي بك الأمر مع آلات إما باهظة الثمن أو ليست عالية الأداء بما يكفي لتلبية الاحتياجات المحددة لموظفيك.
على سبيل المثال، سيكون لموظف الاستقبال في المكتب ومصمم الجرافيك متطلبات كمبيوتر مختلفة تمامًا. لن يتمكن مصمم الجرافيك الخاص بك من العمل على جهاز كمبيوتر محمول أساسي، ولكن في الوقت نفسه، لا تحتاج إلى إنفاق المال لشراء محطة عمل قوية لموظف الاستقبال لديك أيضًا.
قم بشراء أجهزة الكمبيوتر لموظفيك الدائمين فقط. يمكنك دائمًا اختيار استئجار الكمبيوتر المحمول إذا كنت بحاجة إلى أجهزة إضافية أثناء الفعاليات والمؤتمرات التجارية.
2] تطبيقات الكمبيوتر
غالبًا ما يتم التغاضي عن تكلفة البرامج نظرًا لأن معظم الأشخاص معتادون على تحميل البرامج مسبقًا على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية الخاصة بهم. ومع ذلك، عند فتح مشروع تجاري، يتعين عليك الاستثمار في البرامج المرخصة لضمان سير أنشطة عملك بسلاسة.
ستعتمد الأنواع على طبيعة عملك ويمكن أن تشمل برامج للتطبيقات المكتبية والمحاسبة وإدارة البيانات والنسخ الاحتياطي وإدارة المشاريع وتتبع المبيعات.
أحد أهم البرامج التي تحتاج كل شركة للاستثمار فيها هو تطبيق متطور لمكافحة البرامج الضارة يمكنه حماية بيانات الشركة ومعلوماتها. وقد وجد ذلك يتم تصنيف 58% من ضحايا البرامج الضارة على أنهم شركات صغيرة ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى عدم إدراك معظم أصحاب الأعمال أنهم عرضة للهجمات الإلكترونية.
عندما تبدأ للتو، قد تشعر أنك لا تحتاج إلى هذه الطبقة الإضافية من الأمان، ومع ذلك، فأنت في الواقع هدف مثالي لأن معظم المتسللين يعرفون أنك الأكثر عرضة للخطر. كما يقول المثل، من الأفضل أن تكون آمنًا بدلًا من الندم لأنك لا تستطيع تحمل خسارة كل العمل الذي قمت ببنائه على الفور.
3] إنترنت عالي السرعة
لكي تكون متصلاً ببقية العالم، ستحتاج إلى الاستثمار في اتصال إنترنت عالي السرعة يتضمن أجهزة التوجيه وأجهزة المودم وملحقات الشبكة الأخرى. أصبحت المزيد والمزيد من المهام التجارية تعتمد بشكل كبير على الإنترنت مثل رسائل البريد الإلكتروني والتسويق الرقمي.
ستحتاج أيضًا إلى الإنترنت إذا كنت تريد الوصول إليه التخزين السحابي على الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب والتطبيقات الأخرى المستندة إلى الويب التي يستخدمها عملك مثل WordPress أو MailChimp أو LinkedIn. إن التأكد من أن شبكتك اللاسلكية سريعة وآمنة سيخلق بيئة عمل أكثر كفاءة لك ولجميع موظفيك.
4] الطابعات
حتى مع تحول معظم الأشياء إلى رقمية، لا تزال الطابعة المكتبية جهازًا لا غنى عنه ولا يمكن تجاهله. سواء كنت تقوم بطباعة عقد مورد أو فواتير عميل أو منشورات أو ملصقات ملونة - فسوف تحتاج إلى طابعة موثوقة لشركتك.
اختيار الطابعة ليس بالمهمة السهلة. هناك أنواع مختلفة من النماذج، وكلما كان طراز الطابعة أكثر تقدمًا، زادت التكلفة. ضع في الاعتبار أيضًا تكلفة حبر الطابعة ومسحوق الحبر والملحقات والصيانة اللازمة لتجنب أي مفاجآت.
ومع ذلك، لا تحتاج كل شركة إلى الحصول على النموذج الأكثر تكلفة والمليء بالميزات. هذا هو الوقت المناسب للتفكير حقًا فيما إذا كنت ستستخدم الطابعة كل يوم وما هي أنواع المواد التي ستحتاج إلى طباعتها.
إذا لم تتمكن من اتخاذ قرار، فمن الجيد أن تستأجر أولاً ثم تشتري لاحقًا عندما تشعر أنك جاهز ولديك رأس مال كافٍ. يتيح لك ذلك تجنب التكاليف الأولية الباهظة ويمكنك بدلاً من ذلك دفع رسوم شهرية يمكن التحكم فيها والتي يمكن أن تشمل بالفعل جميع أعمال الصيانة والدعم.
5] نظام الهاتف والهواتف الذكية
يعد التواصل أحد العوامل الرئيسية في نجاح الأعمال الجديدة. يعد وجود نظام هاتف موثوق به أمرًا مهمًا لضمان عدم تفويت أي مكالمات مهمة.
إذا كان لديك أقسام متعددة، فتأكد من إعداد تسجيل صوتي احترافي لتحية عملائك وتوجيههم إلى القسم الصحيح. يعد هذا مفيدًا أيضًا حتى إذا كان لديك موظف استقبال لأنه يقلل من وقت انتظار المتصلين للحصول على الرد.
إذا كنت تدير قوة عاملة متنقلة، فإن الحصول على هواتف ذكية مخصصة لك ولموظفيك سيسهل عليك التواصل مع بعضكم البعض ومع العملاء. تحدث إلى شركة الهاتف المحلية لديك واطلب خصمًا تجاريًا إذا كنت تخطط للحصول على هواتف ذكية متعددة.
سيكون الحصول على خطة هاتف لموظفيك أكثر فعالية من حيث التكلفة وسيوفر لك أيضًا الكثير من الوقت مقارنة بتعويض الموظفين الأفراد عن فواتير هواتفهم المحمولة.
6] التقطيع
مثلما تحتاج إلى تأمين بياناتك الرقمية، من المهم جدًا أيضًا تأمين المعلومات المطبوعة على الورق. إن مجرد تجميع أمر شراء غير موقع لن يؤدي إلى مسح معلوماتك المالية أو تفاصيل طلب عميلك.
تقع على عاتقك مسؤولية ضمان عدم وقوع هذه المعلومات في الأيدي الخطأ لأنها قد تلحق ضررًا كبيرًا بعملك.
7] ماكينة صنع القهوة
إحدى الطرق المؤكدة لجعل موظفيك سعداء وإنتاجيين هي أن تقدم لهم كمية من القهوة الجيدة. قد يبدو هذا بمثابة نفقات غير ضرورية، ولكن وجود ماكينة صنع القهوة المكتبية يمكن أن يوفر ما لا يقل عن 60 ساعة من وقت الإنتاجية الضائع لكل موظف؟
لا يمكنك منع الجميع من الركض إلى مقهىهم المفضل، ولكن تناول القهوة المجانية الرائعة يعد بالتأكيد حافزًا جذابًا.
تؤثر أجهزتك على إنتاجيتك
الاستثمار في المعدات المكتبية المناسبة يمكن أن يوفر على عملك الكثير من الجهد والوقت والمال. هذا هو ما سيساعدك على إطلاق عمليات عملك والتأكد من أنه يمكنك إدارة أنشطتك بسلاسة وإكمال المشاريع في الموعد النهائي وفي حدود الميزانية.
