إذا كان هناك كلمة واحدة أن أي مدير الاستثمار يكره، انها الميزانية. في عالم مثالي، سيكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات أموال غير محدودة، مما يسمح له بشراء جميع الأجهزة والبرامج والموظفين الذين يحتاجون إليه لضمان أن الشبكة سريعة وموثوقة وآمنة.
لسوء الحظ، نحن نعيش في العالم الحقيقي، وفي أغلب الأحيان، يواجه مديرو تكنولوجيا المعلومات ميزانيات متقلصة بدلاً من تزايدها، وتوجيهات من رؤسائهم لخفض التكاليف. ونادرا ما يكون من السهل إجراء هذه التخفيضات، حيث أن خفض التكاليف عادة ما يأتي مع تخفيضات في الخدمة أو الموظفين أو الميزات التي أصبح الموظفون يعتمدون عليها.
أخطاء مدير تقنية المعلومات في خفض التكاليف وكيفية تجنبها
ومما يزيد المشكلة تعقيدًا أن العديد من مديري تكنولوجيا المعلومات لا يتخذون دائمًا أفضل الخيارات عندما يتعلق الأمر بإجراء التخفيضات. إنهم يبحثون عن الثمار الدانية أو يتبعون الاتجاهات بدلاً من تقييم وضعهم بشكل نقدي للعثور على التخفيضات. في النهاية، غالبًا ما تنتهي هذه الأخطاء بتكاليف أكبر على المدى الطويل، من خلال شراء معدات إضافية وإصلاحات مؤقتة ووقت التوقف عن العمل - وفي بعض الحالات، بطرق غير ملموسة، مثل التصور العام السلبي.
قصر النظر
ولعل الخطأ الأكبر الذي يرتكبه مدير تكنولوجيا المعلومات في تقليص الميزانية هو عدم النظر إلى التأثير طويل المدى لتقليص التكاليف. إنهم يركزون بشدة على تلبية الميزانية الآن لدرجة أنهم لا يعتبرون المستقبل الأهداف الإستراتيجية العامة للقسم والمنظمة. في النهاية، ما يبدو أنه توفير فوري في التكاليف (تقليل عدد الموظفين، على سبيل المثال) ينتهي به الأمر إلى زيادة التكلفة على المدى الطويل عندما تحتاج إلى توظيف مقاولين مستقلين باهظي الثمن للقيام بالعمل الذي كان من الممكن إنجازه داخل الشركة.
هل بيئة التصنيع الخاصة بك آمنة قدر الإمكان؟قراءة: حملة تسويقية من الدرجة الأولى
عدم النظر إلى المنظمة بأكملها
غالبًا ما يكون لتخفيضات الميزانية تأثير مماثل على معنويات المنظمة، أي أن الروح المعنوية غالبًا ما تنخفض عندما يعلم الموظفون أن الحزام أصبح أكثر تشددًا. يمكن أن يؤثر قطع تكنولوجيا المعلومات أيضًا على الإنتاجية؛ عندما تكون المعدات قديمة أو لا ترقى إلى مستوى التوقعات، لا يتمكن العمال من إنجاز وظائفهم وتنخفض الإنتاجية. عند التفكير في خفض التكاليف عن طريق الاحتفاظ بالمعدات القديمة، أو تسريح الموظفين، فكر في كيفية تأثير هذه الخطوة على المنظمة ككل وما إذا كانت هذه الخطوة ستسبب ضررًا أكبر من نفعها.
التفكير بالأرخص هو الأفضل
على الرغم من أنك قد تميل إلى شراء أرخص المعدات التي يمكنك العثور عليها، تذكر أن السعر الأقل لا يعني دائمًا الأفضل. عند تقييم النفقات المحتملة، ضع في اعتبارك التكلفة الإجمالية قبل اتخاذ القرار. قد تكون قطعة معينة من الأجهزة غير مكلفة، ولكن ما مدى موثوقيتها؟ هل ستنفق المزيد على الإصلاحات والصيانة؟ قد يكون من المفيد تخصيص المزيد من الأموال للجودة، وجعل المنتج يدوم لفترة أطول، والعمل بشكل صحيح دون تدخل، بدلاً من شراء الخيار الأرخص - والاضطرار إلى استبداله عاجلاً وإنفاق ضعف المبلغ.
عدم استبدال المعدات القديمة
الحديث عن استبدال المعدات، ومحاولة خفض التكاليف في بعض الأحيان عن طريق التباطؤ مع المعدات القديمة يؤدي إلى نتائج عكسية. بدلاً من تخصيص ميزانية لبديل ناجح، ستتفاجأ عندما تتعطل أجهزتك الحالية — وسيتعين عليك إجراء عملية شراء غير مخطط لها مما ينفي أي توفير.
قراءة: تصميم برنامج تدريبي لأمن الشبكات
أفضل 5 تقنيات CRO التي ستحقق لك النتائجقم بتقييم المعدات الموجودة لديك بعناية وفكر فيما إذا كانت تحتاج إلى استبدالها عاجلاً وليس آجلاً. قم بزيارة موقع مثل http://www.xbyte.com/ للعثور على معدات تكنولوجيا المعلومات المجددة عالية الجودة؛ ليس هناك سبب للتمسك بالآلات القديمة أو ذات الأداء الضعيف عندما يمكنك استبدالها بنماذج جديدة مشابهة بسعر مخفض.
الاعتماد كثيرًا على الأتمتة
ينظر بعض مديري تقنية المعلومات إلى الأتمتة كبديل للموظفين؛ وبعبارة أخرى، من خلال السماح للتكنولوجيا بالتعامل مع بعض المهام التي يقوم بها العمال عادة، يمكنهم السماح للموظفين بالرحيل وخفض تلك التكاليف.
المشكلة هي أن الأتمتة تهدف فقط إلى تسهيل مهام معينة، وليس استبدال الأشخاص. فهو يسمح للعمال ذوي المهارات العالية بالتركيز على الأولويات الأعلى - الأولويات التي تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية - بدلاً من المهام الوضيعة. لذلك، عندما يستخدم مدير تكنولوجيا المعلومات الأتمتة كتكتيك لتقليل التكاليف، فإنه ينسف بشكل فعال أي نمو تنظيمي، لأنه إما لن يكون هناك أي شخص متاح لتولي مشاريع النمو، أو ستزيد تكاليف الاستشاريين والمستقلين.
قراءة: أكبر 10 بنوك
متابعة الاتجاهات
"يمكننا اللجوء إلى السحابة، فهي ستوفر لنا المال." "الجميع يستخدم خوادم افتراضية." هذه مجرد بعض الاتجاهات التي يمكن أن تكلف شركتك أموالاً إذا لم تقم بإدارتها بشكل صحيح. قبل القفز على العربة مع توقع أنها ستخفض النفقات، قم بأداء واجبك وانظر كيف سيعمل ذلك لمؤسستك الفردية. لا يعد الاتجاه الأحدث والأكبر دائمًا هو الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة، كما أن اتباع الاتجاهات بشكل أعمى قد يؤدي إلى إبطال أي توفير في التكلفة.
إن تقليص الميزانية ليس أمرًا ممتعًا على الإطلاق، ولكنه ضروري في كثير من الأحيان. إذا كنت تواجه هذه المهمة الشاقة، فقم بذلك بعناية ومدروس لتجنب التسبب في مشاكل أكثر تكلفة على المدى الطويل.
