تعد القدرة على إتمام الصفقات أمرًا حيويًا لأي شركة ناشئة. يعد تحويل المبيعات إلى تدفق نقدي أمرًا ضروريًا بنفس القدر، على الرغم من أن معظم أصحاب الأعمال سوف يقللون من شأنه في كثير من الأحيان.
يعد التحصيل السريع والفعال لمدفوعات العملاء جانبًا أساسيًا في محاسبة الشركات الناشئة التي يجب أن يتعلمها كل صاحب عمل. سيكون من المفيد ألا تنتظر حتى تصل إلى آخر بضعة دولارات لديك قبل الاتصال بعملائك بشأن الدفعات المتأخرة.
تشمل الاستراتيجيات الأكثر فعالية لإدارة الحسابات المدينة تلك التي تقلل بشكل استباقي الوقت والطاقة المستهلكة في تحصيل المدفوعات، وتسرع تحويل المبيعات إلى نقد، وتضمن علاقات ممتازة مع العملاء.
ستناقش هذه المقالة الإدارة المناسبة للحسابات المدينة للشركات الناشئة وكل ما يجب أن تعرفه.
التزامات المديرين الماليين
تخضع الإدارة العامة لاستثمارات الحسابات المدينة للرقابة التشغيلية للمدير المالي. يحتاج هذا الفرد إلى المشاركة بنشاط في:
- السيطرة على نظام الائتمان.
- المساعدة في صياغة السياسات الائتمانية الأكثر فعالية للشركة على أعلى مستويات الإدارة.
- الموافقة على طلبات الائتمان بناء على معايير محددة.
- تسريع معدل تحويل المستحقات إلى نقد من خلال تنفيذ إجراءات تحصيل صارمة.
- إقامة توازن بين تكلفة زيادة الاستثمار في الحسابات المدينة والأرباح الإضافية الناتجة عن زيادة حجم المبيعات.
الاعتبارات الرئيسية في إدارة حسابات القبض للشركات الناشئة
إن الحفاظ على الحسابات المستحقة القبض من أن تصبح غير قابلة للإدارة هو مصدر قلق كبير للشركات الجديدة. قد يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا لمراقبة فواتير العملاء المتأخرة عبر العديد من الحسابات.
يمكن للتأخير في المدفوعات أن يثقل كاهل التدفق النقدي، مما يتطلب من أصحاب الأعمال الحصول على تمويل قائم على الديون لإبقاء العمليات واقفة على قدميها، وهي مشكلة كبيرة للشركات الناشئة، التي تعتمد على هيكل بسيط ولكنه مرن.
سيتطلب التزام المدير المالي بإدارة المستحقات اهتمامًا دقيقًا بالمكونات التالية.
سياسة الائتمان
تحتاج الشركة إلى التفكير بحذر بشأن كيفية تعاملها مع الائتمان. وستتضمن قرارات السياسة الائتمانية معايير الإقراض، وترتيبات الدفع، واستراتيجيات تحصيل الديون. والقصد من ذلك هو تغطية فترة التحصيل، والخصم النقدي، وغيرها من القضايا.
ستحتاج سياسة الائتمان إلى تطوير مقايضة بين المخاطر والعائد بين أرباح المبيعات الإضافية الناتجة عن تمديد الائتمان وتكلفة تحمل خسائر الديون المعدومة. وبدلاً من ذلك، قد تزن الشركة الناشئة المنفعة الاقتصادية للاستثمار في الحسابات المدينة مقابل المكافأة المتوقعة.
عادةً، يمكنك التعبير عن فترات الائتمان بـ "صافي الأيام". على سبيل المثال، إذا كانت شروط الائتمان الخاصة بالشركة هي "صافي 30"، يتعين على العملاء تحويل التزاماتهم الائتمانية خلال 30 يومًا.
علاوة على ذلك، تحدد سياسة الخصم النقدي معدل الخصم النقدي وفترة الخصم النقدي وصافي فترة السداد.
قد تكون شروط الائتمان "5/30 صافي 90"، على سبيل المثال. وهذا يعني أنه إذا قام العميل بالدفع في أول 30 يومًا، فسوف يحصل على خصم بنسبة 5 بالمائة؛ وإلا فسيكون أمامه حتى نهاية فترة السماح البالغة 90 يومًا للدفع.
السيطرة على المستحقات
المدير المالي مسؤول عن مراقبة المدينين في الشركة واتخاذ قرار بشأن استراتيجية فعالة لتحصيل المدفوعات المتأخرة. وهو يستلزم صياغة إجراءات تحصيل الائتمان وتنفيذها لاحقًا.
ستتحمل صيانة وإدارة المستحقات النفقات التالية:
- يوجد جزء من موارد الشركة في حسابات القبض، لذا سيكون من الضروري ضخ الأموال النقدية.
سيؤدي ذلك إلى نفقات في شكل فوائد على الأموال المقترضة أو تكاليف الفرصة البديلة على الأموال الخاصة.
التعرف على نموذج الأعمال الخاص بـ IPL- تتكون النفقات الإدارية من مسك الدفاتر ومراقبة الائتمان وغير ذلك الكثير.
- مصاريف التحصيل.
- النفقات الافتراضية.
التدقيق الداخلي لحسابات القبض
تشترك أفضل الممارسات في مجال المحاسبة للشركات الجديدة في شيء واحد. سوف تنتج الإجراءات الإيجابية من المراقبة المستمرة.
خصص وقتًا كل شهر لتحليل تقادم حساباتك المستحقة القبض، وهو تقرير يعرض حساباتك المستحقة القبض استنادًا إلى المدة التي حصل فيها العميل على فاتورة غير مدفوعة. لا يقتصر الأمر على إشراك موظفي المحاسبة؛ إشراك مديري المبيعات أو الممثلين الذين يعملون مباشرة مع العملاء.
خطابات الإعداد المالي للعملاء الجدد
يعد بناء العلاقات مع جهة الاتصال المالية للعميل أمرًا بالغ الأهمية. من المحتمل ألا يكون طلب الدفع "أرني المال" هو بريدك الإلكتروني الأول. ويتعين على الشركة ذات الإدارة الجيدة أن تتأكد من ندرة مثل هذه التبادلات.
إن تبسيط عمليات الدفع سيوفر على عميلك القلق بشأن مثل هذه المشكلات ويسمح له بالتركيز على إدارة أعماله وتنميتها. يعد خطاب الإعداد للإدارة المالية إجراءً قياسيًا في المراحل الأولى من النظام المحاسبي للشركة.
قم بوصف نفسك وطرق الاتصال المفضلة لديك في حالة حدوث أي مشاكل، والتعبير عن رغبتك في التعاون. استفسر عما إذا كان العميل يستخدم خدمة دفع الفواتير عبر الإنترنت، وإذا كان الأمر كذلك، فاعرض عليه الاشتراك على الفور.
رسوم الفواتير المتأخرة
غرامات التأخر في السداد ليست جديدة بالنسبة للشركات الناشئة. يمكن أن تساعد الرسوم المتأخرة في ضمان قيام العملاء بسداد الدفعات في الوقت المناسب، ولكنها لا تضمن أن العملاء سوف يسددون فواتيرهم مبكرًا.
نظرًا لأن معظم الشركات الناشئة ترسل فواتير بشروط سداد مدتها 30 يومًا أو أكثر، فإنها تحتاج إلى الانتظار لمدة شهر واحد على الأقل للحصول على الدفع.
إذا كانت شركتك الناشئة تنوي فرض غرامة تأخير في السداد، فيجب عليك ذكر هذه الحقيقة بوضوح في فواتيرك وإبلاغ العملاء بالسياسة قبل إتمام أي مبيعات. سيساعد ذلك على تجنب المشكلات القانونية المحتملة في المستقبل.
الدفعات المقدمة على الطلبات
يمكن للشركات الناشئة أيضًا استخدام الدفعات المقدمة على الطلبات كوسيلة لإدارة المستحقات. قد يزداد ميل العملاء إلى سداد الدفعات في الوقت المناسب عندما يقومون بسداد دفعة مقدمة للطلبات.
في حين أن هذه الممارسة مخصصة بشكل أساسي للمشتريات بالجملة، فإن المزيد والمزيد من تجار التجزئة يطبقونها أيضًا على المشتريات الصغيرة. ومع ذلك، فإن السياسة المتعلقة بالدفعة الأولى يمكن أن تكون مثيرة للخلاف تمامًا.
يمكن أن تؤدي الحاجة إلى الدفع المسبق إلى تثبيط المبيعات، وعلى الأقل تكرار الأعمال. الأفراد الذين ينظرون إليها على أنها قاسية قد يبحثون في مكان آخر عما يحتاجون إليه.
المتغيرات المؤثرة على السياسة الائتمانية
تعتبر السياسة الائتمانية للشركة أمرًا بالغ الأهمية في تحديد حجم ونوعية حساباتها المدينة. يمكن أن تكون السياسة الائتمانية للشركة إما متساهلة أو صارمة، اعتمادا على الوضع.
ستمنح الأعمال التجارية التي تتمتع بسياسة ائتمانية متساهلة لعملائها شروط سداد ممتدة ومعايير ائتمانية أكثر مرونة عند شراء الأشياء بالائتمان.
على العكس من ذلك، فإن الشركة التي لديها سياسة ائتمانية صارمة لن تقدم الائتمان إلا لمجموعة صغيرة من العملاء، غالبًا ما يكون لديهم خلفيات مالية قوية وتاريخ ائتماني مثبت.
وأي ارتفاع في الحسابات المدينة أو تمديد إضافي للائتمان التجاري للعملاء سيؤدي إلى ارتفاع المبيعات والحاجة إلى مزيد من التمويل لتغطية الاستثمار الأكبر في الحسابات المدينة.
بالإضافة إلى ذلك، سيكون هناك ارتفاع في تكاليف عمليات التحصيل واحتمال الديون المعدومة. يعتمد استثمار الشركة في الذمم المدينة على عدة متغيرات، بما في ذلك:
- تأثير تقديم الائتمان للعملاء على حجم مبيعات الشركة.
- الاستراتيجيات والإجراءات التي تستخدمها الشركة لاختيار عملاء الائتمان المناسبين.
- أنماط الدفع لدى العملاء واتجاهاتهم وإجراءاتهم.
- إجراءات وإرشادات التحصيل الخاصة بالأعمال.
- مستوى إعداد الفواتير وحفظ السجلات والفعالية التشغيلية.
- النفقات الإضافية، بما في ذلك الفوائد ورسوم التحصيل والديون المعدومة وما إلى ذلك. سيؤدي الاتجاه المتزايد في هذه التكاليف إلى تقليل حجم الاستثمارات في المستحقات.
في المراحل الأولى من العمل التجاري، تكون الأولوية لإقامة علاقة مع العملاء وإغلاق المبيعات وتسليم المنتجات.
في كثير من الأحيان، يرتدي صاحب العمل قبعات متعددة ويضع الفواتير والتحصيلات في المؤخرة لصالح كسب العملاء وإرضائهم والحفاظ عليهم.
ومع ذلك، فإن وجود تدفق نقدي جيد يعد أمرًا مهمًا بشكل خاص للشركات الجديدة التي ربما لم يكن لديها تدفقات إيرادات ثابتة بعد. رجال الأعمال الذين يستطيعون الحفاظ على تدفقاتهم النقدية ثابتة وديونهم تحت السيطرة لديهم فرصة أفضل لرؤية مشاريعهم تزدهر.
كيف يمكنك التعرف على الدافع المزعج؟
سيساعد البيع بالائتمان الشركة على تعزيز مبيعاتها الفصلية وتصفية المخزون. من ناحية أخرى، يمكن للعملاء الوصول إلى المخزون أثناء سداد الدفعات في وقت لاحق، مما يمنحهم حرية أكبر في كيفية التعامل مع النقد خلال دورات أعمالهم.
ولكن كيف يمكنك التخلص من العملاء المزعجين لصالح عملك؟ تذكر أن كل شركة لديها العديد من العملاء الذين يتجنبون دفع فواتيرهم بشكل متكرر.
حلول التسليم المخصصة لعملك في الهندبعض أصحاب الأعمال أكثر تسامحًا مع عدم المسؤولية الماضية وأكثر استعدادًا للبدء من جديد بسبب الخوف من فقدان العملاء.
ومع ذلك، إذا أظهر العميل باستمرار سلوكًا غير عقلاني وفشل في الوفاء بالتزامات الدفع الخاصة به، فيجب عليك إنهاء علاقتك معه لإفساح المجال أمام عملاء أكثر موثوقية.
الخلاصة
تعد إدارة التدفق النقدي جانبًا صعبًا بشكل خاص في إدارة الشركة الناشئة. يجب إدارة رأس المال التجاري بعناية وبشكل كافٍ لتغطية تكاليف التشغيل دون التورط في الحسابات المستحقة القبض.
إنها حقيقة محزنة أن عدم كفاية التدفق النقدي هو السبب الرئيسي لفشل الشركات الناشئة. وبالتالي، يجب أن تكون استباقيًا فيما يتعلق بالتدفق النقدي لمنعه من أن يصبح مأساة.
إن وضع معايير وتطوير سياسة ائتمانية لا يكفي؛ ومن المهم أيضًا التحكم في الحسابات المستحقة القبض. يجب أن يكون الحفاظ على علاقات إيجابية مع العملاء أولوية مع تقليل الديون المعدومة والحفاظ على رقابة مشددة على الحسابات المدينة.
نأمل أن تكون المقالة قد أجابت على جميع أسئلة إدارة حسابات بدء التشغيل الخاصة بك.
